Mike
McBride
Marcus
Gama

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Tradução

# Mala Direta

O &kword; é capaz de usar dados de um banco de dados externo (ou um banco de dados interno) para personalizar seus documentos para membros/clientes/amigos individuais.

Esta seção do manual abrangerá todos os aspectos da criação, mesclagem e impressão de documentos que são específicas do &kword;. Este manual não abrangerá:

- Criação de um banco de dados externo.

- Conceitos de segurança sobre banco de dados.

- Instruções detalhadas em SQL. É considerado que você tem algum conhecimento sobre SQL se você está usando um banco de dados SQL para sua fonte de dados.

- Acesso à rede ou à Internet.

Para respostas a essas perguntas, outra documentação está disponível na Internet que é específica do programa que você escolher.

Você pode obter os dados da sua mala direta de diversas fontes:

- Se você deseja usar um banco de dados SQL externo, clique aqui para instruções.

- Se você deseja usar um arquivo do &kspread; para seus dados, clique aqui.

- Se você deseja usar as informações do seu Livro de Endereços do &kde;, clique aqui.

- Se você deseja usar o banco de dados interno do &kword;, clique aqui.

## Usando um banco de dados SQL externo como fonte de dados

O &kword; é capaz de usar vários dos mais populares bancos de dados de código aberto como uma fonte de dados para documentos personalizados.

Para acessar um banco de dados externo usando SQL, sua máquina precisa ter o módulo apropriado de banco de dados compilado em sua cópia do QT.

Para mais informações veja a seção de instalação desta documentação.

Os bancos de dados podem estar localizados na mesma máquina do &kword;, ou em qualquer computador que seja acessível através de sua rede de computadores ou Internet.

Para usar o banco de dados, você deve obter as seguintes informações:

- Nome do banco de dados

- Nome da máquina/endereço IP do computador que o banco de dados está localizado

- O endereço da porta no computador especificado que fornece acesso SQL

- Um nome válido de usuário para o banco de dados

- Uma senha válida para o nome de usuário

Se você possui todas estas informações à mão, você está pronto para prosseguir.

O uso de um banco de dados externo para criar documentos personalizados é um processo realizado em três passos:

1. Conectar ao banco de dados e selecionar sua consulta.

2. Inserir os campos de mesclagem para dizer ao &kword; onde inserir a informação do banco de dados.

3. Imprimir o documento personalizado.

### Localizando o banco de dados e consultando os registros

Para começar, selecione a opção Ferramentas Configurar Mala Direta... do menu. Irá aparecer uma janela.

Clique em Abrir Existente.... Outra pequena janela aparecerá.

Selecione a Fonte QT-SQL e depois clique OK. Irá aparecer uma nova janela.

Insira a &URL; ou endereço IP do computador onde se encontra o banco de dados no campo Nome da máquina:.

Selecione o driver QMYSQL3 na lista Driver:.

Insira o nome do banco de dados que deseja acessar no campo Nome do Banco de Dados: e um nome de usuário no campo Nome do Usuário:.

Se o banco de dados é acessado por uma porta diferente da padrão insira o número da porta no campo Porta:.

Se você for usar este banco de dados outras vezes, você poderá clicar no botão Manter Configurações.... O &kword; irá pedir um nome descritivo.

Quando você quiser restaurar estas configurações em sessões futuras, simplesmente selecione o nome descritivo na lista na parte superior esquerda da janela.

Quando todas as informações estiverem corretas, clique OK. O &kword; lhe pedirá por uma senha para o banco de dados. Insira a senha no campo correspondente e clique OK.

O &kword; agora perguntará se deseja substituir sua fonte de dados atual com a fonte selecionada. Clique Sim.

Você está agora conectado ao banco de dados. Agora você precisa selecionar os dados a partir do banco de dados. Esta janela será reexibida.

Clique em Editar Atual.... Outra janela aparecerá.

Esta janela foi desenhada para auxiliá-lo a inserir e testar sua consulta ao banco de dados. Ela é dividida em três seções: Informações do Banco de Dados, Informações da Consulta e Linha de Consulta.

A seção da informações do banco de dados chama-se Informação e consiste em duas listas. A lista da esquerda (Tabelas disponíveis:) fornece-lhe uma lista com todas as tabelas do banco de dados atual. Selecione a tabela desejada na lista, clicando em seu nome com o &LMB;. Irá aparecer uma lista com todos os campos disponíveis dessa tabela na lista do lado direito.

A linha de consulta é um campo de texto localizado perto do fundo da janela, chamado Consulta:. Basta digitar a sua consulta SQL neste campo de texto e clicar Executar. O &kword; irá consultar o banco de dados e devolver a consulta especificada, sob o formato de uma tabela, na área de Resultado da Consulta. Você poderá alterar ou editar a sua consulta usando o seu campo e, a qualquer momento, clicar Executar, para que os novos resultados da consulta apareçam.

O &kword; não possui um limite para seu texto de consulta. Elas podem ser simples e diretas:

`select * from Clientes`

Ou consultas complexas com várias tabelas:

`select Clientes.PrimeiroNome, Clientes.UltimoNome, Clientes.Endereco, data.Aniversario, data.CorOlhos from Clientes, data where data.PrimeiroNome=Clientes.PrimeiroNome and data.UltimoNome=Clientes.UltimoNome`

Clicar em Configurar. lhe permitirá logar em um banco de dados diferente.

Quando você tiver a consulta correta no campo de texto Consulta:, clique OK para selecionar essa consulta.

Isto lhe retornará à janela principal da mala direta.

Clique Fechar.

Agora que você selecionou sua consulta de dados, é hora de inserir os campos mesclados no documento. Clique aqui para continuar.

## Usando um arquivo do &kspread; como fonte de dados

O &kword; pode usar os dados de um documento do &kspread; para personalizar os documentos.

Para usar estes dados, você somente precisa saber a localização do documento do &kspread; e o número da planilha (página) onde os dados estão localizados.

O uso de um documento &kspread; para criar documentos personalizados é um processo de três passos:

1. Selecione o arquivo onde os dados estão localizados.

2. Insira os campos de mesclagem para dizer ao &kword; onde inserir as informações da fonte de dados

3. Imprimir o documento personalizado.

### Selecionando o arquivo que contém os dados

Para começar, selecione a opção Ferramentas Configurar Mala Direta... do menu. Irá aparecer uma janela.

Clique em Abrir Existente.... Outra pequena janela aparecerá.

Selecione Tabela do &kspread; na lista Fontes disponíveis: e clique OK. Uma nova janela aparecerá.

Insira o &URL; ou nome do arquivo &kspread; no campo URL:. Você pode digitar o nome do arquivo diretamente na caixa de texto, ou clicar no botão com uma pasta azul e usar o diálogo de arquivos para selecionar o arquivo &kspread;.

Uma vez que tenha selecionado o documento &kspread;, a lista Número da página: mostrará todas as páginas disponíveis ou planilhas do documento &kspread;. Selecione a página (ou planilha) que contém os dados para serem usados na mala direta.

Quando todas as informações estiverem corretas, clique OK. O &kword; perguntará se deseja substituir a fonte de dados atual.Clique Sim para continuar.

Você verá novamente a janela principal da mala direta.

Clique Fechar.

Agora que você selecionou sua consulta de dados, é hora de inserir os campos mesclados no documento. Clique aqui para continuar.

## Usando seu livro de Endereços do &kde; como fonte de dados

O &kword; pode usar os dados de seu livro de endereços para personalizar documentos.

O uso das entradas do livro de endereços para criar documentos personalizados é um processo de três passos:

1. Selecione as pessoas que deseja incluir na mala direta.

2. Insira os campos de mesclagem para dizer ao &kword; onde inserir as informações da fonte de dados

3. Imprimir o documento personalizado.

### Selecionando as pessoas que deseja incluir

Para começar, selecione a opção Ferramentas Configurar Mala Direta... do menu. Irá aparecer uma janela.

Clique em Abrir Existente.... Outra pequena janela aparecerá.

Selecione Livro de Endereços do &kde; na lista Fontes disponíveis: e clique OK. Uma nova janela aparecerá.

A janela consiste de duas listas, a Livro de Endereços e a Endereços Selecionados. Movendo as entradas do seu livro de Endereços para a caixa de Endereços Selecionados, você incluirá estas entradas em seu documento mesclado.

Para adicionar uma entrada, selecione a entrada na lista à esquerda com o &LMB;. Então clique em Adicionar.

Para remover uma entrada, selecione a entrada na caixa de listagem à direita clicando com o &LMB;. Então clique em Remover.

Você poderá localizar rapidamente uma entrada inserindo as 2-3 primeiras letras do nome de uma entrada no campo de texto Filtrar:

Você pode carregar todo o livro de endereços clicando o botão Livro de Endereços.

Você pode também salvar uma lista de distribuição usando o botão Salvar como Lista de Distribuição.... Para mais informações sobre listas de distribuição, veja a documentação do Livro de Endereços do &kde;.

Quando tiver selecionado todas a entradas e listas de distribuição que deseja, clique OK. O &kword; perguntará se deseja substituir a fonte de dados atual.Clique Sim para continuar.

Você verá novamente a janela principal da mala direta.

Clique Fechar.

Agora que você selecionou sua consulta de dados, é hora de inserir os campos mesclados no documento. Clique aqui para continuar.

## Usando uma representação interna dos dados tabulares para criar documentos

Para pequenos conjuntos de dados, ou quando você não possui atualmente um banco de dados contendo os dados mesclados, o &kword; é capaz de inserir os dados diretamente no &kword; numa forma tabular. Esta estrutura interna de dados pode ser usada para criar documentos com estes dados inseridos em posições pré-definidas.

O uso de uma representação interna de dados para criar documentos personalizados é um processo de três passos:

1. Insira os dados no &kword;

2. Insira os campos de mesclagem para dizer ao &kword; onde inserir as informações da fonte de dados

3. Imprimir o documento personalizado.

Após os dados serem criados uma vez, você pode retornar e mudar os dados conforme necessário, e produzir outro conjunto de documentos personalizados a partir destes dados.

### Inserindo os dados

Para começar, selecione a opção Ferramentas Configurar Mala Direta... do menu. Irá aparecer uma janela.

Clique em Criar Novo.... Outra janela aparecerá.

Existe atualmente apenas uma opção nesta janela: o Armazenamento Interno. Clique em OK. Irá aparecer uma nova janela.

Esta janela é um conjunto de campos de dados para criação de seu arquivo de dados em tabela. Ao longo do topo existe uma barra de ferramentas e a parte principal da janela é o espaço para manter seus pares de entradas/dados.

#### Definindo a estrutura de sua tabela

Primeiro, nós precisamos adicionar um ou mais campos (campos de mesclagem). Isto é conseguido clicando o botão (Adicionar entrada) (terceiro botão a partir da direita na barra de ferramentas). Uma pequena janela aparecerá. Digite um nome descritivo do seu campo na janela (Nome, Endereço, Juros Devidos, etc...).

Isto é para o nome do campo, e não para o dado que estará contido no campo.

Clique OK, e o campo será adicionado ao conjunto.

Repita este processo até todos os campos necessários estiverem visíveis neste primeiro conjunto.

Se você desejar excluir um campo, simplesmente clique uma vez no nome da entrada com o &LMB; e selecione (Remover entrada).

Tenha absoluta certeza de que você selecionou o nome correto da entrada. Uma vez que você diga ao &kword; para excluir o campo, a entrada e todos os dados deste campo serão excluídos imediatamente. Você não terá opção de parar ou reverter o processo uma vez iniciado.

#### Inserindo os dados na tabela

Agora que a estrutura de seus dados está definida, você pode inserir os dados em suas entradas.

No topo da caixa de diálogo, existem 4 botões ao redor de um campo incremental. O campo incremental lhe fornece o número do registro atual. Todos os registros são numerados na ordem que eles são adicionados inciando com o número 1. Você pode usar o campo incremental para ir diretamente para o registro desejado ou você pode usar as setas para graficamente mover-se através da lista de registros.

Botão | Ação
--- | ---
| Move diretamente para o primeiro registro
| Move para trás um registro
| Move para frente um registro
| Move para o último registro do conjunto de dados

Para inserir os dados, simplesmente posicione o cursor na caixa de texto à direita do nome da entrada, e digite os dados. (O &kword; usa Nenhum Valor como valor padrão para todas as entradas nos registros novos criados.)

Para adicionar um registro, clique no botão .

Para excluir um registro, clique no botão .

Tenha cuidado ao excluir registros. Uma vez excluídos, o registro não pode ser recuperado.

Continue a inserir todos os dados até o seu conjunto de dados estar completo.

Após seu conjunto de dados estar completo, clique OK para salvar as mudanças para seu conjunto de dados. Isto lhe trará a janela principal da mala direta:

Clique Fechar. Agora é hora de inserir os campos de mesclagem no documento.

### Inserindo os campos de mesclagem no documento

Agora que o &kword; sabe as entradas disponíveis em sua fonte de dados, você pode inserir os campos de mesclagem em seu documento.

Um campo de mesclagem é um elemento de substituição dentro do documento. Este elemento será substituído em cada documento personalizado com o valor da entrada para cada registro individual.

#### Inserindo um campo de mesclagem

Para inserir um campo de mesclagem, posicione o cursor no local desejado no documento. Selecione Inserir Variável Mala Direta... no menu. Uma lista de todas as entradas disponíveis aparecerá. Selecione a entrada desejada, e clique OK.

O campo de mesclagem é inserido na posição atual do cursor. O campo de mesclagem é envolvido por colchetes.

Você pode posicionar o cursor numa nova localização no documento e inserir outro elemento de substituição. Quando você tiver terminado de inserir todos os elementos de substituição, você pode proceder a impressão de seu documento.

#### Excluindo um campo de mesclagem

Você poderá remover um campo de mesclagem de duas maneiras.

- Coloque o cursor no fim do campo de mesclagem e pressione a tecla &Backspace;.

- Coloque o cursor no início do campo de mesclagem e pressione a tecla Delete.

### Pré-visualizando e imprimindo um documento mesclado

Uma vez que você tenha inserido todos os campos mesclados que você deseja, você está pronto para pré-visualizar e imprimir os documentos personalizados.

#### Pré-visualizando seus documentos antes de imprimir

Para pré-visualizar o seu documento, selecione a opção do menu Ferramentas Configurar Mala Direta.... Irá aparecer uma janela.

Clique Visualizar Impressão.... Você poderá então ver o resultado final dos seus documentos personalizados antes de imprimí-los.

#### Imprimindo seus documentos personalizados

Você imprime seus documentos personalizados usando os mesmos métodos que você usa para imprimir documentos tradicionais. Para mais informações sobre impressão veja a seção Imprimindo um Documento.