Mike
McBride
Marcus
Gama

    marcus_gama@uol.com.br

Tradução

# Mala Direta

O &kword; tem a habilidade de usar dados de um banco de dados externo (ou um banco de dados interno) para personalizar seus documentos para membros/clientes/amigos individuais.

Esta seção do manual abrangerá todos os aspectos da criação, mesclagem e impressão de documentos que são específicas do &kword;. Este manual não abrangerá:

- Criação de um banco de dados externo.

- Conceitos de segurança sobre banco de dados.

- Instruções detalhadas em SQL. É assumido que você tem algum conhecimento sobre SQL se você está usando um banco de dados SQL para sua fonte de dados.

- Acessar a rede ou Internet.

Para respostas a essas perguntas, outra documentação está disponível na Internet que é específica do programa que você escolher.

Se você deseja usar o banco de dados interno do &kword;, clique aqui.

## Using an outside database (SQL) to create documents

O &kword; tem a habilidade de usar diversos dos mais populares bancos de dados de fonte aberta como uma fonte para os dados de documentos personalizados.

Para acessar um banco de dados externo usando SQL, sua máquina necessita ter o módulo apropriado de banco de dados compilado em sua cópia do QT.

Para mais informações veja a seção de instalação desta documentação.

Os bancos de dados podem estar localizados na mesma máquina do &kword;, ou em qualquer computador que seja acessível através de sua rede de computadores ou a Internet.

Para usar o banco de dados, você deve saber as seguintes informações:

- Nome do banco de dados

- Nome da máquina/endereço IP do computador que o banco de dados está localizado

- O endereço da porta no computador especificado que fornece acesso SQL

- Um nome válido de usuário para o banco de dados

- Uma senha válida para o nome de usuário

Se você possui todas esstas informações à mão, você está pronto para proceder.

Usar um banco de dados externo para criar documentos personalizado é um processo de três passos:

1. Conectar ao banco de dados e selecionar sua consulta.

2. Inserir os campos mesclados para dizer ao &kword; onde inserir as informações do banco de dados

3. Imprimir o documento personalizado.

### Localizar o banco de dados e consultar os registros.

Para iniciar, selecione Ferramentas Configurar Mala Direta... na barra de menu. Uma caixa de diálogo aparecerá.

Clique em Abrir Existente.... Outra pequena caixa de diálogo aparecerá.

There is currently only one option in this dialog box (QT-SQL source). Click on OK. A new dialog box will appear.

Insira a &URL; ou endereço IP do computador onde se encontra o banco de dados na caixa de texto rotulada Nome da máquina:.

Select the correct driver from the combo box labeled Driver:.

Insira o nome do banco de dados que deseja acessar na caixa de texto rotulada Nome do banco de dados: e um nome de usuário na caixa de texto rotulada Nome de usuário:.

Se o banco de dados é acessado por uma porta diferente da padrão insira o número da porta na caixa de texto rotulada Porta:.

Se você irá usar este banco de dados outras vezes, você pode clicar no botão rotulado Manter configurações. O &kword; lhe pedirá por um nome descritivo.

Quando você quiser restaurar estas configurações em sessões futuras, simplesmente selecione o nome descritivo na caixa combinada na parte superior esquerda da caixa de diálogo.

Quando todas as informações estiverem corretas, clique OK. O &kword; lhe pedirá por uma senha para o banco de dados. Insira a senha na caixa de texto, e clique OK.

This dialog box will re-appear.

Clique em Editar Atual.... Outro diálogo aparecerá.

Este diálogo fi desenhado para auxiliá-lo a inserir e testar sua consulta ao banco de dados. O diálogo é dividido em três seções: Informações do banco de dados, Informações da consulta e Linha de consulta.

A seção de informações do banco de dados é rotulada Informações e consiste de duas caixas combinadas. A caixa da esquerda (Tabelas disponíveis) lhe fornece uma lista de todas as tabelas disponíveis no banco de dados atual. Selecione a tabela desejada na lista clicando no nome da tabela com o &LMB;. Uma lista de todos os campos disponíveis na tabela aparecerá na caixa combinada à direita.

A linha de consulta é uma caixa de texto localizada próxima à base do diálogo rotulada Consulta. Simplesmente digite sua consulta SQL nesta caixa de texto e clique Executar. O &kword; consultará o banco de dados e retornará a consulta especificada num formato tabular na caixa Resultado da consulta. Você pode alterar, ou editar sua consulta na linha de consulta e cada vez que você clicar Executar, o resultado da nova consulta aparecerá.

O &kword; não possui um limite para sua string de consulta. Elas podem ser simples e diretas:

`select * from eMail`

Ou consultas complexas com múltiplas tabelas:

`select eMail.FirstName, eMail.LastName, eMail.address, data.Birthday, data.EyeColour from eMail, data where data.FirstName=eMail.FirstName and data.LastName=eMail.LastName`

Clicar em Configurar. lhe permitirá logar em um banco de dados diferente.

Quando você tiver a consulta correta na caixa de texto Consulta, clique OK para selecionar a consulta.

Isto lhe retornará a caixa de diálogo principal da mala direta.

Clique Fechar.

Agora que você selecionou sua consulta de dados, é hora de inserir os campos mesclados no documento. Clique aqui para continuar.

## Usar uma representação interna dos dados tabulares para criar documentos

Para pequenos conjuntos de dados, ou quando você não possui atualmente um banco de dados contendo os dados mesclados, o &kword; lhe oferece a habilidade de inserir os dados diretamente no &kword; numa forma tabular. Esta estrutura interna de dados pode ser usada para criar documentos com estes dados inseridos em posições pré-definidas.

Usar uma representação interna de dados para criar documentos personalizados é um processo de três passos:

1. Inserir os dados no &kword;

2. Inserir os campos mesclados para dizer ao &kword; onde inserir as informações do banco de dados

3. Imprimir o documento personalizado.

Após os dados serem criados uma vez, você pode retornar e mudar os dados como necessário, e produzir outro conjunto de documentos personalizados a partir destes dados.

### Inserir os dados

Para iniciar, selecione Ferramentas Configurar Mala Direta... na barra de menu. Uma caixa de diálogo aparecerá.

Clique em Criar Novo.... Outro pequeno diálogo aparecerá.

Existe atualmente somente uma opção nesta caixa de diálogo Armazenamento interno. Clique em OK. Uma nova caixa de diálogo aparecerá.

Este é um cartão de registro para criação de seu arquivo de dados tabelares. Ao longo do topo está uma barra de ferramentas e a parte principal do diálogo é o espaço para manter seus pares de entrada/dados.

#### Definir a estrutura de sua tabela

Primeiro, nós precisamos adicionar uma ou mais entradas (campos mesclados). Isto é conseguido clicando o botão (Adicionar entrada) (terceiro botão a partir da direita na barra de ferramentas). Uma pequena caixa de diálogo aparecerá. Digite um nome descritivo de sua entrada na caixa de diálogo (Nome, Endereço, Juros Devidos, etc...).

Isto é para o nome da entrada, não o dado que estará contido na entrada.

Clique OK, e a entrada será adicionada ao cartão.

Repita este processo até todas as entradas necessárias estiverem visíveis neste primeiro cartão.

Se você desejar excluir uma entrada, simplesmente clique uma vez no nome da entrada com o &LMB; e selecione (Remover entrada).

Tenha muita certeza de que você selecionou o nome correto da entrada. Uma vez que você diga ao &kword; para excluir a entrada, a entrada e todos os dados desta entrada serão excluídos imediatamente. Você não terá opção de parar ou reverter o processo uma vez iniciado.

#### Inserir os dados na tabela

Agora que a estrutura de seus dados está definida, você pode inserir os dados em suas entradas.

No topo da caixa de diálogo, existem 4 botões rodeados por uma caixa com contador. A caixa com contador lhe fornece o número do registro atual. Todos os registros são numerados na ordem que eles são adicionados inciando com o número 1. Você pode usar a caixa com contador para ir diretamente para o registro desejado ou você pode usar as setas para graficamente mover-se através da lista de registros.

botão | Ação
--- | ---
| Mover diretamente para o registro um
| Mover para trás um registro
| Mover para frente um registro
| Mover para o último registro do conjunto de dados

Para inserir os dados, simplesmente posicione o cursor na caixa de texto à direita do nome da entrada, e digite os dados. (O &kword; usa Nenhum Valor como valor padrão para todas as entradas nos registros novos criados.)

Para adicionar um registro, clique no botão .

Para excluir um registro, clique no botão .

Tenha cuidado ao excluir registros. Uma vez excluídos, o registro não pode ser recuperado.

Continue a inserir todos os dados até o seu conjunto de dados estiver completo.

Após seu conjunto de dados estiver completo, clique OK para salvar as mudanças para seu conjunto de dados. Isto lhe trará o diálogo principal da mala direta:

Clique Fechar. Agora é hora de inserir os campos mesclados no documento.

### Inserir os campos mesclados no documento

Agora qque o &kword; sabe as entradas disponíveis em sua fonte de dados, você pode inserir os campos mesclados em seu documento.

Um campo mesclado é um reservador de espaço dentro do documento. Este reservador de espaço será substituído em cada documento personalizado com o valor da entrada para cada registro individual.

#### Inserir um campo mesclado

Para inserir um campo mesclado, posicione o cursor no local desejado no documento. Selecione Inserir Variável Mala Direta... na barra de menu. Uma lista de todas as entradas disponíveis aparecerá. Selecione a entrada desejada, e clique OK.

O campo mesclado é inserido na posição atual do cursor. O campo mesclado é envolvido por colchetes.

Você pode posicionar o cursor numa nova localização no documento e inserir outro reservador de espaço. Quando você tiver terminado de inserir reservadores de espaço, você pode proceder a impressão de seu documento.

#### Excluir um campo mesclado

Para excluir um campo mesclado, simplesmente posicione o cursor no fim do campo mesclado, e pressione a tecla &Backspace;. Todo o campo mesclado será excluído.

### Pré-visualizando e imprimindo um documento mesclado

Uma vez que você tenha inserido todos os campos mesclados que você deseja, você está pronto para pré-visualizar e imprimir os documentos personalizados.

#### Pré-visualizar seus documentos antes de imprimir

Para pré-visualizar seu documento selecione Ferramentas Configurar Mala Direta... na barra de menu. Uma caixa de diálogo aparecerá.

Select Print Preview. You will be able to see the final output of your personalized documents prior to printing.

#### Imprimir seus documentos personalizados.

Você imprime seus documentos personalizados usando os mesmos métodos que você usa para imprimir documentos tradicionais. Para mais informações sobre impressão veja a seção Imprimir um Documento.