# Serienbriefe

&kword; hat die Fähigkeit Datensätze aus einer externen bzw. internen Datenbank zu nutzen, um personalisierte Dokumente für ihre Mitglieder, Kunden und Freunde zu erstellen.

Dieser Abschnitt des Handbuches beschäftigt sich mit allen -für &kword; charakteristischen- Aspekten wie Dokumente erstellt, kombiniert und gedruckt werden. Nicht behandelt wird:

- Eine externe Datenbank erstellen.

- Datenbankbezogene Sicherheitseinstellungen.

- Ausführliche SQL Informationen. Es wird angenommen dass Sie bereits gewisse Vorkenntnisse bezogen auf SQL besitzen, wenn Sie eine SQL Datenbank als Datenquelle nutzen wollen.

- Netzwerk- und Internetzugriff.

Antworten auf diese Fragen finden Sie in anderen Dokumentationen im Internet, die sich auf die Software beziehen die Sie verwenden.

Wenn Sie die interne &kword; Datenbank nutzen wollen klicken Sie hier.

## Eine externe Datenbank (SQL) nutzen um Dokumente zu erstellen.

&kword; hat die Fähigkeit einige der meist verbreiteten Open Source Datenbanken als Datenquelle zu nutzen um personalisierte Dokumente zu erstellen.

Um mit SQL Zugang zu einer externen Datenbank zu bekommen, braucht Ihr Computer das geeignete, in Ihre Kopie von QT kompiliertes Datenbank Modul.

Weitere Informationen erhalten Sie im Kapitel Installation dieser Dokumentation

Die Datenbank kann sich entweder auf dem gleichen Computer wie &kword; befinden, oder auf jedem anderen Computer, der über Ihr lokales Netzwerk oder das Internet erreichbar ist.

Sie müssen folgende Informationen kennen, um eine Datenbank zu nutzen:

- Den Namen der Datenbank

- Den Host Namen / IP-Adresse des Computers auf dem sich die Datenbank befindet

- Die Port-Adresse des ausgewählten Computers, der Zugriff auf SQL gewährleistet.

- Einen gültigen Benutzernamen für die Datenbank

- Das gültige Passwort für den entsprechenden Benutzernamen

Wenn Sie in Besitz all dieser Informationen sind können Sie fortfahren.

Es sind drei Schritte notwendig um ein personalisiertes Dokument aus einer externen Datenbank zu erstellen:

1. Verbinden Sie sich mit der Datenbank und wählen Sie Ihre Abfrage aus.

2. Kombinationsfelder einfügen um &kword; mitzuteilen wo die Datenbankinformationen eingefügt werden sollen.

3. Das personalisierte Dokument drucken.

### Die Datenbank aufsuchen und Inhalte abfragen.

Um zu beginnen wählen Sie aus der Menüleiste Werkzeuge Serienbriefe einrichten...

Klicken Sie auf Bestehende öffnen.... Es wird ein weiterer kleiner Dialog erscheinen.

In diesem Dialogfeld ist momentan nur eine Option vorhanden ( QT-SQL Quelle). Klicken Sie auf OK. Es wird ein neues Dialogfeld sichtbar.

Fügen Sie im Eingabefeld Hostname: die URL oder IP-Adresse des Datenbankcomputers ein.

Wählen Sie im Ausklappfeld Treiber: den richtigen Treiber.

Geben Sie den Namen der Datenbank, die Ihnen die Daten liefert, in das mit Datenbankname: beschriftete Textfeld und einen Benuternamen in das mit Benutzername: beschriftete Textfeld ein.

Ist die Datenbank über einen anderen als den Standartport zu erreichen, dann geben Sie die Portnummer im Textfeld Port: ein.

Wenn Sie die Absicht haben diese Datenbank öfter zu nutzen, klicken Sie auf Einstellungen speichern. &kword; wird Sie nach einem beschreibenden Namen für diese Einstellung fragen.

Wenn Sie diese Einstellungen zu einem späteren Zeitpunkt wiederherstellen wollen, wählen Sie einfach den Namen in dem Ausklappfeld, das sich oben links im Dialog befindet, aus.

Wenn alle Angaben vollständig sind klicken Sie auf OK. &kword; wird Sie nach dem Passwor für diese Datenbank fragen. Geben Sie das Passwort in das Textfeld ein und klicken Sie auf OK.

Dieses Dialogfeld wird nochmals erscheinen.

Klicken Sie auf Aktuelle bearbeiten.... Ein weiteres Dialogfeld wird erscheinen.

Dieser Dialog wurde entwickelt um Ihnen dabei zu helfen Datenbankanfragen einzugeben und zu testen. Der Dialog ist in drei Bereiche unterteilt: Datenbankinformationen, Abfrageinformationen und Abfragelinie.

Der mitInformation beschriftete Abschnitt Datenbankinformationen, besteht aus zwei Kombinationsfeldern. Das linke Kombinationsfeld (Verfügbare Tabellen) gibt Ihnen einen Überblick über alle in der aktuellen Datenbank verfügbaren Tabellen. Wählen sie mit Hilfe der linken Maustaste die gewünschte Tabelle auf der Liste aus. Nun wird im rechten Kombinationsfeld eine Liste aller verfügbaren Felder der Tabelle angezeigt.

Die Abfragezeile ist ein Textfeld, das sich unten in dem mit Abfrage beschrifteten Sialoges befindet. Tippen Sie einfach Ihre SQL- Abfrage in dieses Textfeld ein und klicken Sie auf Ausführen. &kword; wird dann die Datenbank abfragen und das Ergebnis in dem Abfrageergebnis Feld anzeigen. Sie können Ihre Abfrage in der Abfragezeile ändern oder bearbeiten und jedesmal wenn Sie auf Ausführen klicken, können Sie die neuen Abfrageergebnisse sehen.

&kword; beschränkt Ihre Abfrage-Zeichenketten nicht. Sie können einfach und sehr zielgerichtet sein:

`Wählen Sie * aus E-Mail`

Oder komplexe Anfragen:

`wählen Sie: eMail.Vorname, eMail.Nachname, eMail.Adresse, data.Geburtstag, data.Augenfarbe from eMail, data where data.Vorname=eMail.Vorname and data.Nachname=eMail.Nachname`

Wenn Sie auf Einstellung klicken, können Sie sich in eine andere Datenbank einloggen.

Wenn Sie die richtige Anfrage im Textfeld Anfrage ausgewählt haben, klicken Sie auf OK um diese Anfrage auszuwählen.

Dies wird Sie zum Serienbrief Hauptdialog zurückbringen.

Klicken Sie auf Schließen.

Nachdem Sie Ihre Datenbankabfrage gewählt haben ist es an der Zeit die Kombinationsfelder in das Dokument einzufügen. Klicken Sie hier um fortzufahren.

## Interne Daten in Tabellenform verwenden um Dokumente zu erstellen

Bei kleinen Datenmengen, oder wenn Sie zur Zeit keine Datenbank mit den Daten zum kombinieren haben, bietet Ihnen &kword; die Möglichkeit die Daten in Tabellenform direkt in &kword; einzugeben. Diese interne Datenstruktur kann dann dazu verwendet werden Dokumente zu erstellen in denen diese Daten an vorherbestimmten Stellen eingefügt werden.

Der Vorgang, eine interne Datenstruktur zur Erstellung personalisierter Dokumente zu verwenden, erfolgt in drei Schritten:

1. Die Daten in &kword; eingeben.

2. Kombinationsfelder einfügen um &kword; mitzuteilen wo die Datenbankinformationen eingefügt werden sollen.

3. Das personalisierte Dokument drucken.

Wenn die Daten einmal erstellt wurden, können Sie die Daten wie gewünscht abändern und einen weitere Anzahl personalisierter Dokumente mit diesen Daten herstellen.

### Geben Sie die Daten ein.

Um zu beginnen wählen Sie aus der Menüleiste Werkzeuge Serienbriefe einrichten...

Klicken Sie auf Neu erstellen.... Es wird ein weiterer kleiner Dialog erscheinen.

In dem Intern speichernDialogfeld ist zur Zeit nur eine Option vorhanden. Klicken Sie auf OK. Es wird ein neues Dialogfeld erscheinen.

Das ist eine Aufnahme-Karte für die Erstellung Ihrer Datei mit Tabellendaten. Oben ist eine Werkzeugleiste und der Hauptteil des Dialoges enthält den Platz für Ihre Kombinationsfeld / Daten-Paare.

#### Die Struktur der Datentabelle definieren

Zuerst müssen ein oder mehrere Kombinationsfelder eingefügt werden. Das wird mit einem Klick auf den (Kombinationsfeld hinzufügen) Knopf (der Dritte von rechts auf der Werkzeugleiste) erledigt. darauf erscheint ein kleines Dialogfeld. Tippen Sie einen beschreibenden Namen Ihres Kombinationsfeldes in das Dialogfeld (Name, Adresse, Zahlungseingang, u.s.w....).

Das ist für den Namen des Kombinationsfeldes gedacht und nicht für die Daten im Kombinationsfeld.

Klicken Sie auf OK und das Kombinationsfeld wird der Karte hinzugefügt.

Wiederholen Sie diesen Vorgang bis alle benötigten Kombinationsfelder auf dieser ersten Karte sichtbar sind.

Wenn Sie ein Kombinationsfeld löschen wollen klicken Sie einfach mit der linken Maustaste auf den Namen des Feldes und wählen ( Kombinationsfeld entfernen).

Es ist wichtig, dass Sie sehr sicher sind, dass Sie den Namen des richtigen Kombinationsfeldes ausgewählt haben. Wenn Sie &kword; einmal angewiesen haben das Kombinationsfeld zu löschen, wird das Kombinationsfeld und alle Daten darin unverzüglich gelöscht. Es gibt keine Möglichkeit den Löschvorgang anzuhalten oder rückgängig zu machen wenn er gestartet wurde.

#### Die Daten in die Tabelle eingeben

Nachdem die Struktur Ihrer Daten definiert ist, können Sie Ihre Daten in das Kombinationsfeld eingeben.

Oben im Dialogfeld sehen Sie 4 Knöpfe die ein Drehfeld umgeben. das Drehfeld zeigt die Nummer der aktuellen Aufnahme an. Alle Aufnahmen werden in der Reihenfolge in der sie eingefügt wurden durchnummeriert, beginnend mit Nummer 1. Sie können das Drehfeld dazu verwenden direkt zur gewünschten Aufnahme zu kommen oder Sie können die Pfeile benutzen um sich durch die Liste der Aufnahmen zu bewegen.

Knopf | Aktion
--- | ---
| Direkt zur ersten Aufnahme gehen
| Eine Aufnahme zurückgehen
| Eine Aufnahme nach vorne
| Zur letzten Aufnahme im Datensatz gehen

Um Daten einzugeben platzieren Sie den Curser im Textfeld, rechts neben den Namen des Kombinationsfeldes und geben die Daten ein. (&kword; verwendet keine Daten als Standardwert für neu erstellte Aufnahmen).

Um eine Aufnahme hinzuzufügen klicken Sie auf den Knopf.

Um eine Aufnahme zu löschen klicken Sie auf den Knopf.

Seien Sie Vorsichtig wenn Sie Aufnahmen löschen. Einmal gelöscht, können Sie nicht mehr wiederhergestellt werden.

Fahren Sie weiter fort Ihre Daten einzugeben, bis der Datensatz vollständig ist.

Nachdem Ihr Datensatz vollständig ist wählen Sie OK um die Änderungen zu speichern. Es wird ein Dialogfeld erscheinen:

Klicken Sie auf Schließen. Es ist jetzt an der Zeit die Kombinationsfelder in das Dokument einzugeben.

### Kombinationsfelder in das Dokument einfügen

Nachdem &kword; jetzt die Inhalte Ihrer Datenquelle kennt, können Sie die Kombinationsfelder in Ihr Dokument einfügen.

Ein Kombinationsfeld ist ein Platzhalter innerhalb Ihres Dokuments. Dieser Platzhalter wird in jedem personalisierten Dokument durch den Inhalt des Eintrages für diesepersonalisierte Aufnahme ersetzt.

#### Ein Kombinationsfeld einfügen.

Um ein Kombinationsfeld im Dokument einzufügen platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle im Dokument. Waählen sie auf der Menüleiste Einfügen Variable Serienbrief.... Eine Liste mit allen verfügbaren Einträgen wird sichtbar. Wählen Sie Ihren Eintrag und klicken Sie auf OK.

Das Kombinationsfeld wird an der aktuellen Cursor Position eingefügt. Das Kombinationsfeld steht in Klammern.

Sie können jetzt den Cursor an einer anderen Stelle im Dokument platzieren und einen anderen Platzhalter einfügen. Wenn Sie damit fertig sind können Sie Ihr Dokument ausdrucken.

#### Ein Kombinationsfeld löschen

Platzieren Sie dazu den Cursor am Ende des Kombinationsfeldes und drücken Sie die Rückwärts-Taste. Das Kombinationsfeld wird vollständig gelöscht.

### Das kombinierte Dokument in der Voransicht ansehen und drucken.

wenn Sie alle Kombinationsfelder eingegeben haben können Sie sich das Dokument in der Vorschau ansehen und ausdrucken,

#### Verwenden Sie die Dokumentvorschau bevor Sie das Dokument ausdrucken

Um eine Vorschau Ihres Dokuments zu erhalten wählen Sie auf der Menüleiste Werkzeuge Serienbriefe konfigurieren.... Es wird ein Dialogfeld erscheinen.

Wählen Sie Druckvorschau. Sie werden nun die aktuelle Vorschau Ihres personalisierten Dokuments sehen können bevor Sie es ausdrucken.

#### Drucken Sie Ihr personalisiertes Dokument

Personalisierte Dokumente werden auf die gleiche Weise wie normale Dokumente gedruckt. Weitere Informationen erhalten Sie im Kapitel Ein Dokument drucken.