Hilfe für den Terminplaner
Inhalt:

# 1. Systemvoraussetzungen

Um den Terminplaner im vollen Umfang zu nutzen, benötigt der Anwender einen aktuellen Browser ( InternetExplorer, Mozilla/Netscape, Opera ) und aktiviertes JavaScript. Ist JavaScript deaktiviert lassen sich bestimmte Komfortfunktionen nutzen, jedoch ist der Terminplaner auch so anwendbar.

# 2. Funktionen

- Persönliche Termine

- Gruppen Termine

- Einzelne Termine

- Turnus Termine (täglich, wöchentlich, …)

- Ganztages Termine

- Tages-, Wochen-, Monats- und Listen- Ansicht

- Druckfunktion für Terminliste

- Keyword / Schlüsselwort Funktion

- Eintragshilfen

- Navigationshilfen ( z.B.: Mini Kalender )

# 3. Eintragen Ändern und Löschen von Terminen

Termine können eingetragen, geändert und gelöscht werden. Die Eingabemaske ist ähnlich in allen drei Aktionen. Beim Ändern und Löschen wird zudem noch eine Vorschau mit angezeigt.

## Elemente

### 1. Termin Beginn

- Startdatum

Syntax : | Tag/Monat/Jahr

§ Erklärung:

Enthält das Startdatum des zu erstellenden Termins.

Dies kann z.B. das Datum sein an dem der Termin stattfindet.

Dieses Symbol öffnet die Eintragshilfe in Form eines kleinen Kalenders.

- Stunde/Minute

Syntax : | Stunde : Minute

§ Erklärung:

Enthält die Startzeit im 24 h Format des zu erstellenden Termins.

- Ganztägig

Syntax : | An / Aus

§ Erklärung:

Ist der zu erstellende Termin ein Termin der einen ganzen Tag betrifft so ist diese Option zu wählen. Dabei werden dann das Startzeit, Enddatum und Endzeit ausgeblendet.

### 2. Termin Ende

- Enddatum

Syntax : | Tag/Monat/Jahr

§ Erklärung:

Enthält das Enddatum des zu erstellenden Termins.

Dies kann z.B. das Datum sein an dem der Termin stattfindet.

Dieses Symbol öffnet die Eintragshilfe in Form eines kleinen Kalenders.

- Stunde/Minute

Syntax : | Stunde : Minute

§ Erklärung:

Enthält die Endzeit im 24 h Format des zu erstellenden Termins.

### 3. Turnus Termine

Turnus- oder Rotations- Termine sind Termine die in Abständen wiederkehren. Diese Wiederkehrung bezeichnet der Terminplaner als Rotation.

- Rotation

Syntax : | Auswahl: § Jeden Tag § Jede Woche § Alle 14 Tage § Alle 4 Wochen § Jeden Monat § Jedes halbe Jahr § Jedes Jahr

§ Erklärung:

Beinhaltet die Art der Rotation.

TIP: Soll ein Termin von Montag bis Donnerstag gehen Rotation auf Täglich stellen und Turnus Ende den Donnerstag wählen.

- Turnus Ende

Syntax : | Tag/Monat/Jahr

§ Erklärung:

An diesem Tag endet der Rotationstermin.

Wichtig: Dieses Feld wird erst eingeblendet wenn eine Rotation gewählt wurde.

Dieses Symbol öffnet die Eintragshilfe in Form eines kleinen Kalenders.

### 4. Gruppenauswahl

Gruppentermine sind eine besondere Eigenschaft des Terminplaners. Jeder Administrator einer Gruppe hat Schreibrechte auch bei dem Terminplaner. So kann für die Gruppe einen Termin setzen. Alle Mitglieder ( Administratoren, Members ) erhalten diesen Termin. Dieser wird dann in der Inbox sichtbar. Bei Termin Änderungen und Löschungen werden die Mitglieder selbstverständlich mit informiert.

- Gruppenauswahl

Syntax : | Auswahl: § Gruppe A § Gruppe B

§ Erklärung:

Beinhaltet die Gruppen für die der angemeldete User Administratorenrechte hat.

- Unverplante Zeit anzeigen

Syntax : | Button

§ Erklärung:

Der Button führt zu einem neuen Fenster, indem die Angewählte Woche [Startzeit] und die freie Zeit aller Gruppenmitglieder angezeigt wird. Feie und nicht freie Zeit sind optisch voneinander getrennt. (siehe Legende) Des Weiteren lässt sich ein Zeitpunkt innerhalb der freien Zeit wählen, indem direkt auf diesen Tag und Uhrzeit geklickt wird.

Wichtig: Dieser Button wird erst eingeblendet wenn eine Gruppe gewählt wurde.

### 5. Keywords, Schlüsselwörter und Schlagwörter

Schlüsselwörter sind eine Eigenschaft die Terminen zugeordnet werden kann. Dies erleichtert zum Beispiel die Sortierung von Terminen in den Ansichten. Schlüsselwörter sind privat, d.h. jeder User kann und hat seine eigenen Schlüsselwörter zu pflegen. Wichtig: Diese sind nicht von anderen Usern einsichtbar oder zur übernehmen.

- Keywordauswahl:

Syntax : | Auswahl: § Keyword A § Keyword B

§ Erklärung:

Beinhaltet die Schlüsselwörter die der User ein Termin zuordnen kann.

Wichtig: Die Schlüsselwörter müssen zunächst in den Einstellungen erstellt werden. Dort können sie ach geändert oder gelöscht werden.

### 6. Mitteilung

- Kurztext:

Syntax : | Textfeld (max. 50 Zeichen)

§ Erklärung:

Hier wird der Kurztext eingetragen den ein Termin haben soll.

TIP: Links sollten mit ftp:// oder http:// beginnen damit sie wählbar sind.

TIP: E-Mail Adressen werden auch klickbar angezeigt.

- Text:

Syntax : | Textfeld

§ Erklärung:

Hier wird der Text eingetragen den ein Termin haben soll.

TIP: Links sollten mit ftp:// oder http:// beginnen damit sie wählbar sind.

TIP: E-Mail Adressen werden auch klickbar angezeigt.

TIP: Bilder können auch eingefügt werden. Die Adresse des Bildes sollte von [img] [/img] umschlossen sein, damit sie sichtbar ist. Beispiel: [img]www.adresse.de/bild.jpg[/img]

## Beispiele

Die Beispiele sollen zeigen welche Möglichkeiten der Terminplaner bietet um Termine einzutragen.

### 1. Beispieltermin einfach

16.12.2003 um 16.00 bis 16.30 Nachmittagsvespa bei Oma. Kuchen bitte Mitbringen und Mutter bescheid sagen.

1. Terminplaner öffnen

2. Auf „erstelle Termin“ klicken und warten das Fenster sich öffnet.

3. Startdatum und Enddatum den 16/12/2003 mittels Eintagshilfe wählen. ( aha ist also ein Dienstag )

4. Stunde:Minute bei Termin Begin auf 16:00 setzten

5. Stunde:Minute bei Termin Ende auf 16:30 setzen

6. Gruppe und Rotation benötigen wir nicht.

7. Keywordauswahl anwählen und Keyword „Familie“ setzen. Wichtig: Haben wir schon in den Einstellungen der Terminplaners zuvor erstellt.

8. Kurztext in entsprechendes Feld eintragen; „Oma Vespa“

9. Text eintragen ; „ Vespa bei Oma

a. Kuchen mitbringen

b. Mutter bescheid geben“

10. Auf einfügen klicken damit der Termin eingetragen wird.

Der Termin ist nun eingetragen und wird in den Ansichten angezeigt. Wollen wir, dass nur Termine des Schlüsselwortes „Familie“ angezeigt werden, so wählen wir die in der Auswahl unter dem Menü.

### 2. Beispieltermin Rotation + Gruppe

17.12.2003 -19.12.2003 jeweils um 13.00 bis 14.30 Entwicklersitzung des XY Projektes. Mitglieder informieren !

1. Terminplaner öffnen

2. Auf „erstelle Termin“ klicken und warten das Fenster sich öffnet.

3. Startdatum und Enddatum den 17/12/2003 mittels Eintagshilfe wählen.

4. Stunde:Minute bei Termin Begin auf 16:00 setzten

5. Stunde:Minute bei Termin Ende auf 16:30 setzen

6. Rotation auf „jeden Tag“ stellen.

7. Turnus Ende auf den 19/12/2003 mittels Eintagshilfe stellen.

8. Gruppe „XY-Projekt“ über Gruppenauswahl anwählen. So werden die Mitglieder informiert! Wichtig: User muß Administratorrechte in dieser Gruppe haben.

9. Kurztext in entsprechendes Feld eintragen; „Entwicklersitzung des XY Projektes“

10. Text eintragen ; „Entwicklersitzung des XY Projektes

a. Stifte mitbringen

b. Protokoll der letzten Sitzungsreihe http://www.domain.xy/protokoll.htm“

11. Auf einfügen klicken damit der Termin eingetragen wird.

Der Termin ist nun eingetragen und wird in den Ansichten angezeigt. Alle Mitglieder der Gruppe „XY-Projekt“ bekommen diesen Termin in der Inbox angezeigt.

### 3. Beispieltermin Ganztägig + Rotation

8.12.2003 -12.12.2003 Konferenz der Java Kaffetrinker in Köln. Programm: 9-12 Vortrag; 12-13 Essen

1. Terminplaner öffnen

2. Auf „erstelle Termin“ klicken und warten das Fenster sich öffnet.

3. Startdatum den 8/12/2003 mittels Eintagshilfe wählen oder schneller eintippen.

4. Ganztägig setzen

5. Rotation auf „jeden Tag“ stellen.

6. Turnus Ende auf den 12/12/2003 mittels Eintagshilfe stellen.

7. Kurztext in entsprechendes Feld eintragen; „Konferenz der Java Kaffetrinker“

8. Text eintragen ; „Konferenz der Java Kaffetrinker

9-12 Uhr Vorträge

12-13 Uhr Essen

http://www.domain.xy/konferenzl.htm“

9. Auf einfügen klicken damit der Termin eingetragen wird.

Der Termin ist nun eingetragen und wird in den Ansichten angezeigt.

### 4. Beispieltermin Gruppe + Termin suchen

In der Woche vom 15- 19.12.2003 suche ich einen freien Termin für die Weihnachtsfeier mein XY-Projekt Gruppe.

1. Terminplaner öffnen

2. Auf „erstelle Termin“ klicken und warten das Fenster sich öffnet.

3. Startdatum den 15/12/2003 mittels Eintagshilfe wählen oder schneller eintippen.

4. Gruppe „XY-Projekt“ über Gruppenauswahl anwählen. So werden die Mitglieder informiert! Wichtig: User muß Administratorrechte in dieser Gruppe haben.

5. auf Button Unverplante Zeit anzeigen klicken und einen Zeitpunkt anwählen. Aha alle haben am Freitag um 13 Uhr keinen Termin.

6. Die Urzeiten werden in der Ansicht aktualisiert. Stunde:Minute bei Termin Ende auf 15:30 setzen

7. Kurztext in entsprechendes Feld eintragen; „Weihnachtsfeier“

8. Text eintragen ; „Weihnachtsfeier

Gute Laune mitbringen“

9. Auf einfügen klicken damit der Termin eingetragen wird.

Der Termin ist nun eingetragen und wird in den Ansichten angezeigt. Alle Mitglieder der Gruppe „XY-Projekt“ bekommen diesen Termin in der Inbox angezeigt.

# 4. Schlüsselwörter – Schlagwörter – Keywords

Schlüsselwörter sind eine Eigenschaft die Terminen zugeordnet werden kann. Dies erleichtert zum Beispiel die Sortierung von Terminen in den Ansichten. Schlüsselwörter sind privat, d.h. jeder User kann und hat seine eigenen Schlüsselwörter zu pflegen. Wichtig: Diese sind nicht von anderen Usern einsichtbar oder zur übernehmen.

## Erstellen

1. Terminplaner öffnen

2. Auf „Einstellungen“ klicken.

3. Im Bereich Schlagwörter im Feld neu ein Schlüsselwort einfügen. Wichtig: max. 20 Zeichen.

4. auf nebenstehenden OK Button klicken

Das nun eben erstellte Schlüsselwort ist nun verwendbar.

## Verändern

5. Terminplaner öffnen

6. Auf „Einstellungen“ klicken.

7. Im Bereich Schlagwörter im Auswahlfeld ein Schlüsselwort wählen

8. Im Bereich Schlagwörter im Feld Ändern zu das Schlüsselwort ändern. Wichtig: max. 20 Zeichen.

9. auf nebenstehenden OK Button klicken

Das nun eben veränderte Schlüsselwort ist nun verwendbar.

## Löschen

10. Terminplaner öffnen

11. Auf „Einstellungen“ klicken.

12. Im Bereich Schlagwörter im Auswahlfeld ein Schlüsselwort wählen

13. auf nebenstehenden löschen Button klicken

Das Schlüsselwort ist nun gelöscht.

## Verwenden

14. Terminplaner öffnen

15. Auf die gewünschte Ansicht gehen. Folgende Ansichten werden unterstützt; „Tagesansicht“, „Wochenansicht“, „Monatsansicht“ sowie „Terminliste“

16. Im Bereich Schlagwörter [links unter dem Menü] im Auswahlfeld ein oder mehrere Schlüsselwörter wählen. TIP: die STRG Taste gedrückt halten um mehrere auszuwählen

17. auf nebenstehenden OK Button klicken

Nun werden Termin nur angezeigt, die den ausgewählten Schlüsselwörtern zugeordnet sind. Um alle wieder anzuzeigen auf „alle Termin“ klicken und bestätigen. Die Auswahle bleibt während der gesamten Sitzung des Users aktiv.

# 5. Inbox

In der Inbox werden nur Gruppentermine angezeigt die von einem Administrator einer Gruppe erstellt wurden. Diese Termine können übernommen oder abgewiesen/gelöscht werden.

Wichtig: Aus Datenschutzgründen erfolgt eine Rückmeldung an den Terminersteller ob der Termin übernommen oder gelöscht wurde.

# 6. Tagesansicht

In der Tagesansicht werden alle Termine innerhalb eines gewählten Tages angezeigt. Kollidierende Termine werden nebeneinander gezeigt.

Ganztagestermine werden oberhalb des Tageszeitraumes dargestellt.

Folgende Navigation ist auf der Tagesansicht Möglich.

1. „<“ bedeutet einen Tag zurück gehen

2. „heute“ wählt den heutigen Tag

3. „>“ bedeutet einen Tag vor gehen

4. Navigation über den Minikalender [links über dem Menü]

TIP: um einen Termin zu verändern oder zu löschen direkt auf diesen klicken und ein neues Fenster öffnet sich.

TIP: den Zeitraum (Uhrzeit) der Anzeige die in der Tages-/Wochenansicht für Termine bestimmt ist kann in den Einstellungen verändert werden. Termine außerhalb dieses Zeitraumes werden natürlich trotzdem angezeigt. Standard ist 8-18 Uhr.

# 7. Wochenansicht

In der Wochenansicht werden alle Termine innerhalb einer gewählten Woche angezeigt.

Ganztagestermine werden oberhalb des Tageszeitraumes dargestellt.

Folgende Navigation ist auf der Tagesansicht Möglich.

1. „<“ bedeutet eine Woche zurück gehen

2. „heute“ wählt die heutige Woche

3. „>“ bedeutet eine Woche vor gehen

4. Navigation über den Minikalender [links über dem Menü]

5. um in die Tagesansicht zu wechseln auf das Datum des Tages klicken

TIP: um einen Termin zu verändern oder zu löschen direkt auf diesen klicken und ein neues Fenster öffnet sich.

TIP: den Zeitraum (Uhrzeit) der Anzeige die in der Tages-/Wochenansicht für Termine bestimmt ist kann in den Einstellungen verändert werden. Termine außerhalb dieses Zeitraumes werden natürlich trotzdem angezeigt. Standard ist 8-18 Uhr.

# 8. Monatsansicht

In der Monatsansicht werden alle Termine innerhalb eines gewählten Monats angezeigt.

Ganztagestermine werden ohne Uhrzeit und über Tageszeitraumterminen dargestellt.

Folgende Navigation ist auf der Tagesansicht Möglich.

1. „<<<“ bedeutet ein Jahr zurück gehen

2. „<<“ bedeutet einen Monat zurück gehen

3. „<“ bedeutet eine Woche zurück gehen

4. „heute“ wählt die heutige Woche

5. „>“ bedeutet eine Woche vor gehen

6. „>>“ bedeutet einen Monat vor gehen

7. „>>>“ bedeutet ein Jahr vorgehen

8. Navigation über den Minikalender [links über dem Menü]

9. um in die Wochenansicht zu wechseln auf die Wochennummer klicken.

10. um in die Tagesansicht zu wechseln, auf das Symbol des Tages klicken

11. um einen Termin an einem bestimmten Tag zu erstellen, auf das Symbol des Tages klicken

TIP: um einen Termin zu verändern oder zu löschen direkt auf diesen klicken und ein neues Fenster öffnet sich.

TIP: wenn zu viele Termine angezeigt werden mit der Keywordfunktion arbeiten.

# 9. Terminliste

In der Terminliste können Termine eines bestimmten Zeitraumes angezeigt werden.

Ganztagestermine werden über Tageszeitraumterminen dargestellt.

## Elemente

- Von

Syntax : | Tag/Monat/Jahr

§ Erklärung:

Enthält das Startdatum von dem Termine angezeigt werden.

Dieses Symbol öffnet die Eintragshilfe in Form eines kleinen Kalenders.

- Bis

Syntax : | Tag/Monat/Jahr

§ Erklärung:

Enthält das Enddatum bis zu dem Termine angezeigt werden.

Dieses Symbol öffnet die Eintragshilfe in Form eines kleinen Kalenders.

- Ansicht aktualisieren

Syntax : | Button

§ Erklärung:

Aktualisiert die Ansicht mit dem gewählten Start und Enddatum.

- Terminliste ausdrucken

Syntax : | Button

§ Erklärung:

Erstellt eine Druckansicht und öffnet einen Dialog zum Drucken der Liste. Dabei werden auch Kewordauswahl und Start-/Endzeit berücksichtigt.

TIP: wenn zu viele Termine angezeigt werden mit der Keywordfunktion arbeiten.