Mike
McBride
Hans-Frieder
Hirsch

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Deutsche Übersetzung

# Serienbriefe

&kword; hat die Fähigkeit Datensätze aus einer externen bzw. internen Datenbank zu nutzen, um personalisierte Dokumente für ihre Mitglieder, Kunden und Freunde zu erstellen.

Dieser Abschnitt des Handbuches beschäftigt sich mit allen -für &kword; charakteristischen- Aspekten wie Dokumente erstellt, kombiniert und gedruckt werden. Nicht behandelt wird:

- Eine externe Datenbank erstellen.

- Datenbank bezogene Sicherheitseinstellungen.

- Ausführliche SQL Informationen. Es wird angenommen dass Sie bereits gewisse Vorkenntnisse bezogen auf SQL besitzen, wenn Sie eine SQL Datenbank als Datenquelle nutzen wollen.

- Netzwerk- und Internet Zugang.

Antworten auf diese Fragen finden Sie in anderen Dokumentationen im Internet, die sich auf die Software beziehen die Sie verwenden.

Sie können die Daten für Serienbriefe aus verschiedenen Quellen beziehen:

- Wenn Sie eine externe SQL Datenbank nutzen wollen, bekommen Sie weitere Anleitungen dazu, wenn Sie hier klicken.

- Wenn Sie eine &kspread; Datei für Ihre Daten nutzen wollen klicken Sie hier.

- Wenn Sie Informationen von Ihrem &kde; Adressbuch nutzen wollen, klicken Sie hier.

- Wenn Sie die interne &kword; Datenbank nutzen wollen klicken Sie hier.

## Eine externe SQL Datenbank als Daten Quelle benutzen

&kword; hat die Fähigkeit einige der meist verbreiteten Open Source Datenbanken als Datenquelle zu nutzen um personalisierte Dokumente zu erstellen.

Um mit SQL Zugang zu einer externen Datenbank zu bekommen, braucht Ihr Computer das geeignete, in Ihre Kopie von QT kompiliertes Datenbank Modul.

Weitere Informationen erhalten Sie im Kapitel Installation dieser Dokumentation

Die Datenbank kann sich entweder auf dem gleichen Computer wie &kword; befinden, oder auf jedem anderen Computer, der über Ihr Computer - Netzwerk oder das Internet erreichbar ist.

Sie müssen folgende Informationen kennen, um eine Datenbank zu nutzen:

- Den Namen der Datenbank

- Den Host Namen / IP-Adresse des Computers auf dem sich die Datenbank befindet

- Die Port-Adresse des ausgewählten Computers, der Zugriff auf SQL gewährleistet.

- Einen gültigen Benutzer Namen für die Datenbank

- Das gültige Passwort für den entsprechenden Benutzer Namen

Wenn Sie in Besitz all dieser Informationen sind können Sie fortfahren.

Es sind drei Schritte notwendig, um ein personalisiertes Dokument aus einer externen Datenbank zu erstellen:

1. Verbinden Sie sich mit der Datenbank und wählen Sie Ihre Abfrage aus.

2. Serienbrieffelder einfügen, um &kword; mitzuteilen wo die Datenbank Informationen eingefügt werden sollen.

3. Das personalisierte Dokument drucken.

### Die Datenbank aufsuchen und Inhalte abfragen.

Zum Start wählen Sie auf der Menüleiste Extras Serienbriefe einrichten .... Damit öffnen Sie einen Dialog.

Klicken Sie auf Vorhandene öffnen .... Damit öffnen Sie einen weitereren Dialog.

Wählen SieQT-SQL (für fortgeschrittene Benutzer) und klicken Sie auf OK. Ein neuer Dialog wird sichtbar.

Fügen Sie im Eingabefeld Rechnername: die &URL; oder IP-Adresse des Computers der die Datenbank enthält ein.

Wählen Sie den mit QMYSQL3 benannten Treiber aus dem mit Treiber:beschrifteten Kombinationsfeld aus.

Geben Sie den Namen der Datenbank, die Ihnen die Daten liefert, in das Textfeld Datenbankname: und einen Benutzernamen in das Textfeld Benutzername: ein.

Ist die Datenbank über einen anderen als den Standard Port zu erreichen, dann geben Sie die Port Nummer im Textfeld Port: ein.

Wenn Sie die diese Datenbank häufiger benutzen wollen, klicken Sie auf Einstellungen beibehalten .... Geben Sie dann einen Namen zur Beschreibung dieser Einstellung ein.

Wenn Sie diese Einstellungen zu einem späteren Zeitpunkt wiederherstellen wollen, wählen Sie einfach den Namen in dem Auswahlfeld, das sich oben links im Dialogfeld befindet, aus.

Wenn alle Angaben vollständig sind klicken Sie auf OK. &kword; wird Sie nach dem Passwort für diese Datenbank fragen. Geben Sie das Passwort in das Textfeld ein und klicken Sie auf OK.

&kword; wird Sie jetzt fragen, ob Sie die aktuelle Datenquelle durch die gewählte Datenquelle ersetzen wollen. Wenn Sie das wollen, klicken Sie auf Ja.

Sie sind jetzt mit der Datenbank verbunden. Jetzt müssen Sie die Daten aus der Datenbank auswählen. Dieser Dialog ist erneut sichtbar geworden.

Klicken Sie auf Aktuellen Eintrag bearbeiten .... Ein weiteres Dialogfeld wird geöffnet.

Dieser Dialog wurde entwickelt um Ihnen dabei zu helfen Datenbank anfragen einzugeben und zu testen. Der Dialog ist in drei Bereiche unterteilt: Datenbank Informationen, Abfrage Informationen und Abfrage Linie.

Der Bereich Datenbank-Information enthält zwei Kombinationsfelder. Das linke Kombinationsfeld (Verfügbare Tabellen) gibt Ihnen einen Überblick über alle in der aktuellen Datenbank verfügbaren Tabellen. Wählen sie mit der linken Maustaste die gewünschte Tabelle auf der Liste aus. Nun wird im rechten Kombinationsfeld eine Liste aller verfügbaren Felder der Tabelle angezeigt.

Die Zeile Abfrageist ein Textfeld im unteren Teil des Dialogs. Geben Sie Ihre SQL- Abfrage in dieses Textfeld ein und klicken Sie auf Ausführen. &kword; wird dann die Datenbank abfragen und das Ergebnis in dem Feld Abfrage-Ergebnis anzeigen. Sie können Ihre Abfrage in der Abfragezeile ändern oder bearbeiten und jedes mal, wenn Sie auf Ausführen klicken, können Sie das Ergebnis der neuen Abfrage sehen.

&kword; beschränkt Ihre Abfrage-Zeichenketten nicht. Sie können einfach und sehr zielgerichtet sein:

`Wählen Sie * aus Clients`

Oder komplexe Anfragen:

`Wählen Sie Clients.FirstName, Clients.LastName, Clients.address, data.Birthday, data.EyeColour aus eMail, Daten wobei data.FirstName=Clients.FirstName und data.LastName=Clients.LastName`

Wenn Sie auf Einstellung klicken, können Sie sich in eine andere Datenbank einloggen.

Wenn Sie die richtige Anfrage im Textfeld Anfrage eingegeben haben, klicken Sie auf OK, um diese Anfrage auszuwählen.

Dies wird Sie zum Serienbrief Haupt Dialog zurückbringen.

Klicken Sie auf Schließen.

Nachdem Sie Ihre Datenbank Abfrage gewählt haben ist es an der Zeit die Kombinationsfelder in das Dokument einzufügen. Klicken Sie hier um fortzufahren.

## Eine &kspread; Datei als Datenquelle benutzen

&kword; kann Daten in einem &kspread; Dokument verwenden, um Dokumente zu personalisieren.

Um diese Daten zu verwenden müssen Sie lediglich die Adresse des &kspread; Dokuments kennen und die Arbeitsblatt (Seiten) Nummer, in der die Daten enthalten sind.

Die Verwendung eines &kspread; Dokuments um ein personalisiertes Dokument zu erstellen ist ein Vorgang in drei Schritten:

1. Wählen Sie die Datei aus, die die Daten enthält.

2. Kombinationsfelder einfügen, um &kword; mitzuteilen wo die Datenbank Informationen eingefügt werden sollen.

3. Das personalisierte Dokument drucken.

### Auswählen der Datei, die die Daten enthält

Zum Start wählen Sie auf der Menüleiste Extras Serienbriefe einrichten .... Damit öffnen Sie einen Dialog.

Klicken Sie auf Vorhandene öffnen .... Damit öffnen Sie einen weitereren Dialog.

Wählen Sie &kspread;-Tabelle in dem mit Verfügbare Quellen: beschrifteten Ausklappfeld und klicken Sie auf OK. Ein neuer Dialog wird sichtbar.

Geben Sie in dem mit Adresse:beschrifteten Textfeld die &URL; oder den Dateinamen des &kspread; Dokuments ein. Sie können den Dateinamen direkt in das Textfeld eingeben, oder auf den Knopf mit dem blauen Ordner klicken und dann den Dateidialog benutzen, um die &kspread; Datei auszuwählen.

Wenn Sie das &kspread; Dokument, ausgewählt haben zeigt Ihnen das mit Seitenzahl: beschriftete Ausklappfeld alle im &kspread; Dokument verfügbaren Seiten oder Arbeitsblätter. Wählen Sie die Seite (oder das Arbeitsblatt) aus, das die Serienbrief Daten enthält.

Wenn alle Angaben vollständig sind klicken Sie auf OK. &kword; wird Sie fragen, ob Sie die aktuelle Datenquelle ersetzen wollen. Klicken Sie auf Ja, um fortzufahren.

Sie sehen jetzt wieder den Serienbrief Haupt Dialog.

Klicken Sie auf Schließen.

Nachdem Sie Ihre Datenbank Abfrage gewählt haben ist es an der Zeit die Kombinationsfelder in das Dokument einzufügen. Klicken Sie hier um fortzufahren.

## Das &kde; Adressbuch als Datenquelle benutzen

&kword; kann die Daten in Ihrem Adressbuch verwenden um Dokumente zu personalisieren.

Es sind drei Schritte notwendig, um mit den Adressbuch Einträgen personalisierte Dokumente zu erstellen:

1. Wählen Sie die Menschen aus, die Sie in ihren Serienbrief einbeziehen wollen.

2. Kombinationsfelder einfügen, um &kword; mitzuteilen wo die Datenbank Informationen eingefügt werden sollen.

3. Das personalisierte Dokument drucken.

### Wählen Sie die Menschen aus die Sie einbeziehen wollen

Zum Start wählen Sie auf der Menüleiste Extras Serienbriefe einrichten .... Damit öffnen Sie einen Dialog.

Klicken Sie auf Vorhandene öffnen .... Damit öffnen Sie einen weitereren Dialog.

Wählen Sie aus dem mit Verfügbare Quellen: beschrifteten Ausklappfeld &kde; Adressbuch-Plugin aus und klicken auf OK. Ein neuer Dialog wird sichtbar.

Der Dialog besteht aus zwei mit Adressbuch und Ausgewählte Adressen beschrifteten Listenfeldern. Nun können Sie Einträge aus Ihrem Adressbuch in das Ausgewählte Adressen Listenfeld einfügen. Dadurch werden diese Einträge in Ihr Serienbrief Dokument übernommen.

Um einen Eintrag zu übernehmen, wählen Sie den Eintrag im linken Listenfeld aus, indem Sie mit der linken Maustaste darauf klicken und dann auf Hinzufügen klicken

Um einen Eintrag wieder zu entfernen, wählen Sie den Eintrag im rechten Listenfeld durch einen Klick mit der linken Maustaste aus und klicken danach auf Entfernen

Sie können Einträge schnell finden, indem Sie die ersten 2-3 Buchstaben des Namens eines Eintrags in dem mit Filtern auf: beschrifteten Textfeld eintragen.

Sie können das Adressbuch Programm laden, indem Sie auf den Knopf Adressbuch klicken.

Sie können eine Verteilerliste auch speichern, indem Sie den Als Verteilerliste speichern ... Knopf verwenden. Weitere Informationen zu Verteilerlisten finden Sie in der Dokumentation zum &kde; Adressbuch.

Wenn Sie alle Einträge und Verteilerlisten ausgewählt haben, klicken Sie auf OK. &kword; wird Sie fragen, ob Sie die aktuelle Datenquelle ersetzen wollen. Klicken Sie auf Ja um fortzufahren.

Sie sehen jetzt wieder den Serienbrief Haupt Dialog.

Klicken Sie auf Schließen.

Nachdem Sie Ihre Datenbank Abfrage gewählt haben ist es an der Zeit die Kombinationsfelder in das Dokument einzufügen. Klicken Sie hier um fortzufahren.

## Interne Daten in Tabellenform verwenden um Dokumente zu erstellen

Bei kleinen Datenmengen, oder wenn Sie zur Zeit keine Datenbank mit den Daten zum kombinieren haben, bietet Ihnen &kword; die Möglichkeit die Daten in Tabellenform direkt in &kword; einzugeben. Diese interne Datenstruktur kann dann dazu verwendet werden Dokumente zu erstellen in denen diese Daten an vorherbestimmten Stellen eingefügt werden.

Der Vorgang, eine interne Datenstruktur zur Erstellung personalisierter Dokumente zu verwenden, erfolgt in drei Schritten:

1. Die Daten in &kword; eingeben.

2. Kombinationsfelder einfügen, um &kword; mitzuteilen wo die Datenbank Informationen eingefügt werden sollen.

3. Das personalisierte Dokument drucken.

Wenn die Daten einmal erstellt wurden, können Sie die Daten wie gewünscht abändern und einen weitere Anzahl personalisierter Dokumente mit diesen Daten herstellen.

### Geben Sie die Daten ein.

Zum Start wählen Sie auf der Menüleiste Extras Serienbriefe einrichten .... Damit öffnen Sie einen Dialog.

Klicken Sie auf Neue erstellen .... Es wird ein weiterer kleiner Dialog erscheinen.

In diesem Dialog ist zur Zeit nur die Option Interne Speicherung vorhanden. Klicken Sie auf OK und ein neuer Dialog wird angezeigt.

Das ist eine Aufnahme-Karte für die Erstellung Ihrer Datei mit Tabellendaten. Oben ist eine Werkzeugleiste und der Hauptteil des Dialoges enthält den Platz für Ihre Kombinationsfeld / Daten-Paare.

#### Die Struktur der Datentabelle definieren

Zuerst müssen ein oder mehrere Kombinationsfelder eingefügt werden. Das wird mit einem Klick auf den (Eintrag hinzufügen) Knopf (der Dritte von rechts auf der Werkzeugleiste) erledigt. darauf erscheint ein kleines Dialogfeld. Tippen Sie einen beschreibenden Namen Ihres Kombinationsfeldes in das Dialogfeld (Name, Adresse, Zahlungseingang &etc;).

Das bezeichnet den den Namen des Eintrags und nicht die darin enthaltenen Daten.

Klicken Sie auf OK und der Eintrag wird der Karte hinzugefügt.

Wiederholen Sie diesen Vorgang bis alle benötigten Einträge auf dieser ersten Karte sichtbar sind.

Wenn Sie einen Eintrag löschen wollen, klicken Sie einfach mit der linken Maustaste auf den Namen des Feldes und wählen ( Eintrag entfernen).

Es ist wichtig, dass Sie sehr sicher sind, dass Sie den Namen des richtigen Eintrags ausgewählt haben. Wenn Sie &kword; einmal angewiesen haben, den Eintrag zu löschen, wird dieser Eintrag und alle zugehörigen Daten unverzüglich gelöscht. Es gibt keine Möglichkeit den Löschvorgang anzuhalten oder rückgängig zu machen, wenn er gestartet wurde.

#### Die Daten in die Tabelle eingeben

Nachdem die Struktur Ihrer Daten definiert ist, können Sie Ihre Daten für Ihre Einträge eingeben.

Oben im Dialogfeld sehen Sie 4 Knöpfe neben einem Drehfeld. Das Drehfeld zeigt die Nummer des aktuellen Datensatzes an. Alle Datensätze werden in der Reihenfolge, in der sie eingefügt wurden, durchnummeriert, beginnend mit Nummer 1. Sie können das Drehfeld dazu verwenden, um direkt zum gewünschten Datensatz zu springen oder Sie können die Pfeile benutzen, um sich durch die Liste der Datensätze zu bewegen.

Knopf | Aktion
--- | ---
| Direkt zur ersten Datensatz gehen
| Einen Datensatz zurückgehen
| Einen Datensatz nach vorne
| Zum letzten Datensatz gehen

Um Daten einzugeben, setzen Sie den Cursor ins Textfeld rechts neben dem Namen des Eintrags und geben die Daten ein. (&kword; verwendet Kein Wert als Standardwert für neu erstellte Einträge).

Um einen Datensatz hinzuzufügen, klicken Sie auf den Knopf.

Um einen Datensatz zu löschen, klicken Sie auf den Knopf.

Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Datensätze löschen. Gelöschte Datensätze können nicht wiederhergestellt werden.

Fahren Sie weiter fort Ihre Daten einzugeben, bis der Datensatz vollständig ist.

Nachdem Ihr Datensatz vollständig ist wählen Sie OK um die Änderungen zu speichern. Es wird ein Dialogfeld erscheinen:

Klicken Sie auf Schließen. Jetzt können Sie die Serienfelder in das Dokument eingeben.

### Serienfelder in das Dokument einfügen

Nachdem &kword; jetzt die Inhalte Ihrer Datenquelle kennt, können Sie die Serienfelder in Ihr Dokument einfügen.

Ein Serienfeld ist ein Platzhalter innerhalb Ihres Dokuments. Dieser Platzhalter wird in jedem personalisierten Dokument durch den Inhalt des Eintrags für diese personalisierte Aufnahme ersetzt.

#### Ein Serienfeld einfügen.

Um ein Serienfeld im Dokument einzufügen, setzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle im Dokument. Wählen sie auf der Menüleiste Einfügen Variable Serienbrief .... Eine Liste mit allen verfügbaren Einträgen wird sichtbar. Wählen Sie Ihren Eintrag und klicken Sie auf OK.

Das Serienfeld wird an der aktuellen Cursorposition, umschlossen von Klammern, eingefügt.

Sie können jetzt den Cursor an eine andere Stelle im Dokument setzen und einen anderen Platzhalter einfügen. Wenn Sie damit fertig sind, können Sie Ihr Dokument ausdrucken.

#### Ein Serienfeld löschen

Sie können ein Serienbrieffeld auf zweierlei Art löschen.

- Setzern Sie dazu den Cursor ans Ende des Serienbrieffeldes und drücken Sie die Rücktaste.

- Setzen Sie den Cursor an den Anfang des Serienbrieffeldes und drücken Sie die Entf Taste.

### Das kombinierte Dokument in der Vorschau ansehen und drucken.

wenn Sie alle Serienfelder eingegeben haben, können Sie sich das Dokument in der Vorschau ansehen und ausdrucken,

#### Verwenden Sie die Druckvorschau, bevor Sie das Dokument ausdrucken

Um eine Vorschau Ihres Dokuments zu sehen, wählen Sie in der Menüleiste Extras Serienbriefe einrichten .... Dann wird ein Dialog angezeigt.

Wählen Sie Druckvorschau .... Sie sehen nun die aktuelle Vorschau Ihres bearbeiten Dokuments, bevor Sie es ausdrucken.

#### Drucken Sie Ihr personalisiertes Dokument

Personalisierte Dokumente werden auf die gleiche Weise wie normale Dokumente gedruckt. Weitere Informationen erhalten Sie im Kapitel Ein Dokument drucken.