# Aide de la console centrale

## 1 - Accueil de la console centrale

### a) Considération générales

La page d'accueil offre un résumé succinct et personnalisé du contenu de GLPI.

Il se compose de 2 parties distinctes : la vue globale et la vue personnelle.

La vue globale présente les tickets en cours, les tickets en attente, votre planning, un système de notes personnelles et publiques (décrit ci-aprés).

La vue personnelle présente le suivi des tickets, les contrats arrivant à échéance, ainsi que le journal des derniers ajouts.

Vous pouvez spécifier le nombre d'évenements à afficher dans le journal (log) ou choisir de masquer le journal des derniers ajouts, en spécifiant 0 dans la configuration (Administration - Configuration - Configuration Affichage - Nombre

Vous pouvez aussi visualiser, les nouveaux tickets non attribués. Voir la configuration (Administration - Configuration - Configuration Affichage - Montrer les nouveaux tickets au login). Ils sont exportables au format PDF ou SYLK directement depuis la vue personnelle de la console centrale.

### a) Notes personnelles et publiques

Sur la page d'accueil vous avez accès à un système de notes personnelles et publiques.

- Les notes personnelles : Elles ne sont visibles que par vous. Elles sont planifiables. Une fois planifiées, elles basculent dans le tableau "Votre planning".

- Les notes publiques : Seuls les utilisateurs ayant le droit correspondant, peuvent créer des notes publiques. Elles sont visibles par tous les utilisateurs du central. Elles sont aussi planifiables.

ATTENTION : L'affichage de l'accueil de la console centrale dépend du profil de l'utilisateur connecté. Il peut donc varier selon le profil.

## 2 - Partie Inventaire

### a) Considération générales

Dans la partie inventaire vous pouvez lister et consulter l'inventaire matériel et logiciel du parc.

Vous avez la possibilité d'afficher et de trier les colonnes liées au matériel ou logiciel qui vous paraissent importantes à visualiser depuis la liste complète.
Ceci est paramétrable dans le menu Administration / partie Configuration / Configuration "Affichage recherche par défaut" (voir plus bas dans la partie Administration).

Vous aurez 2 possibilités :
- Soit configurer la vue globale, qui s'appliquera à tous les profils ayant accès à une partie de l'inventaire,
- Soit configurer la vue personnelle, qui ne s'appliquera qu'a vous si vous l'activez.

Vous pouvez effectuer des recherches multiples paramétrées et triées, sur un des types de l'inventaire (ordinateurs, matériel réseau, imprimantes, cartouches, écrans, périphériques, logiciels, consommables et états).
Vous pouvez aussi effectuer des recherches multicritères qui vous permettent d'afficher par exemple : uniquement un matériel ayant tel logiciel mais n'ayant pas tel autre logiciel grâce à l'ajout de critères globaux de recherche .
Vous avez aussi la possibilité d'afficher uniquement les éléments supprimés afin de les restaurer ou de les purger.
ATTENTION : Pour une recherche par date, veuillez utiliser exclusivement la syntaxe :
[Année]-[Mois]-[Jour] (AAAA-MM-JJ)

Voici quelques exemples d'opérateurs de recherche :
- NULL : permet de faire une recherche sur tout les matériels ayant tel champ vide.
- < ou > "nombre_de_mois" avec un champ date : permet de faire une recherche sur tout les matériels avec un délai correspondant au nombre de mois (exemple : ordinateurs vieux de 5 ans = >60 avec le champ Date d'achat).

ATTENTION : Pour des questions de sécurité, L'opérateur "\" n'est pas utilisable.
Vous pouvez directement exporter la liste de vos matériels / logiciels ou le résultat de votre recherche au format SYLK (Tableur) ou au format PDF sous deux formes différentes.
Soit "Vue format" PDF ou SLK : Exporte uniquement le nombre de lignes que vous avez définie dans la liste déroulante prévue à cette effet,
Soit "Tout format" PDF ou SLK : Exporte la liste complète des éléments.
Explication : Excel, OpenOffice (Sylk)

GLPI peut générer des rapports par type de matériel exploitables par un tableur. Pour cela GLPI génère des fichiers de type SYLK. Ce format est exploitable par de nombreux tableurs.

Si vous utilisez un logiciel qui ne respecte pas totalement les standards (Excel par exemple), les champs trop longs seront tronqués.

De plus un système de modification massive, vous permet d'effectuer des modifications sur tous les matériels que vous avez sélectionnés (Supprimer, Purger, Restaurer, Connecter / Déconnecter, Installer, Mettre à jour des champs)

A partir de là vous pouvez afficher la fiche contenant les informations précises de chaque élément répertorié, ou ajouter un élément.

Vous avez ensuite la possibilité de modifier ou de supprimer chaque élément.

Dans chaque fiche d'information, des onglets sont disponibles pour obtenir un affichage plus lisible des diverses rubriques. Vous pouvez choisir d'afficher toutes les rubriques en cliquant sur l'onglet "Tous".

L'onglet "Notes" fournit un champ de texte libre pour stocker toute autre information de l'équipement.

L'onglet "Historique" permet de visualiser toutes les modifications apportées à la description du matériel concerné ainsi que sur les composants (valable uniquement pour les ordinateurs).

Un onglet "OCS-NG" ( uniquement si vous activez le mode OCS-NG de GLPI) vous permet de visualiser les champs que vous avez modifié après avoir importé votre matériel et qui seront donc verrouillés (donc non écrasés) lors de la prochaine synchronisation avec OCS-NG. De plus, un bouton "Forcer la synchronisation" vous permet de réinitialiser la synchronisation depuis OCS-NG.

Un onglet "Plugins" avec un sous-menu par plugins(uniquement si vous ajoutez des plugins utilisant cette fonctionnalité dans GLPI) vous permet de visualiser les entrées des plugins liés au matériel / logiciel.

Les onglets et vous permettent de naviguer au sein des éléments de l'inventaire en allant au choix vers l'élément "précédent" ou "suivant" en fonction de leurs ID ou de leurs noms.
(Paramétrable dans le menu Administration / partie Configuration / Configuration Affichage).

De plus, l'icône vous permet d'accéder directement soit aux commentaires et informations de champ sélectionné dans la liste déroulante, soit à l'ajout et la modification des propositions présentes dans la liste déroulante..
(Paramétrable dans le menu Administration / partie Configuration / Intitulés).

Pour les moniteurs, les périphériques, les logiciels et les téléphones vous pouvez gérer les éléments de manière unitaire ou globale. La gestion unitaire correspond à une gestion classique (un moniteur pour un ordinateur) alors que dans la gestion globale le moniteur, le périphérique ou le téléphone devient un élément virtuel global qui sera connecté à plusieurs ordinateurs. La gestion globale permet de limiter le nombre d'élément à gérer dans le cas où ceux-ci ne constituent pas une donnée stratégique dans la gestion du parc informatique.

Vous pouvez "déglobaliser" ces éléments en utilisant le lien prévu à cet effet dans le détail d'un matériel, ce qui aura pour conséquence de dupliquer l'élément autant de fois qu'il est installé.

### b) Gestion des gabarits

Pour certains éléments de l'inventaire vous pouvez créer les nouveaux éléments via des gabarits.

Ces gabarits vous permettent de définir les configurations standards de votre parc. Il sera ainsi très simple d'ajouter un grand nombre d'éléments quasi identiques.

Un système de remplissage et d'incrémentation automatique de certains champs est disponible :

Codification Automatique des champs Nom, Numéro d'inventaire et Numéro d'immobilisation
Les champs sont remplis automatiquement à la création si le champ correspondant dans le gabarit contient une chaîne de formatage de la forme : <XXX####X>

- < et > en début et fin du format indiquent qu'il s'agit d'un format.
- X représente un caractère quelconque
- \g : recherche du numéro parmi tous les champs identiques basés sur le même format
- # : emplacement du numéro à incrémenter (nombre de chiffres égal au nombre de #)
- \Y : année sur 4 chiffres
- \y : année sur 2 chiffres
- \m : mois
- \d : jour

### c) Gestion des composants des ordinateurs

Depuis GLPI 0.5, la notion de composants est apparue. Celle-ci vous permet d'ajouter autant d'éléments que nécessaire dans un ordinateur.

Vous pouvez gérer la liste des composants de votre parc dans le menu Administration / partie Configuration / Composants.

Pour certains types de composants vous pouvez spécifier une caractéristique spécifique (la capacité d'un disque dur par exemple).

Toute suppression ou ajout d'un composant sera automatiquement historisé.

### d) Gestion des connexions directes

Les connexions directes représentent la relation entre l'unité centrale d'un ordinateur et des composants extérieurs.

Une connexion directe se fait entre un ordinateur et une imprimante, un moniteur, un périphérique externe ou un téléphone.

Les connexions ou déconnexions se font depuis la fiche d'un ordinateur ou depuis celle du matériel lié ou depuis le système de modification massive.

### e) Gestion des ports réseaux

Un port réseau permet de modéliser la sortie d'une interface réseau sur un matériel donné.

Chaque port dispose généralement d'une adresse IP, d'une adresse mac et d'une prise réseau à laquelle il est relié.

Les connexions réseaux se font en reliant deux ports entres eux, pour relier deux matériels ensemble il faut donc qu'il y ait un port libre sur chacun de ces matériels.

Dans la plupart des configurations les connexions se feront entre un port présent sur un ordinateur, un périphérique ou une imprimante et un port présent sur un matériel réseau (hub, switch).

Lors de la connexion entre deux matériels, les informations telles que l'adresse IP et la prise réseau sont mises à jour pour chacun des deux ports concernés.

Pour chaque matériel, il est possible à tout moment d'ajouter un ou plusieurs ports grâce au système de modification massive.

Vous pouvez également associer un ou plusieurs VLANs à un port. Sur la fiche d'édition du port vous pouvez aussi ajouter et supprimer les VLANs associé au port.

### f) Gestion des logiciels

Un logiciel, comporte un certain nombre de licences ayant chacune un numéro de série associé et une date d'expiration.

L'installation d'un logiciel se fait depuis la fiche d'un ordinateur ou via le système de modification massive.

A chaque fois qu'un logiciel est installé, le nombre de licence disponibles pour ce logiciel diminue.

Il est possible d'installer un logiciel, même si aucune licence n'est disponible ; une licence marquée comme "A acheter" sera créée automatiquement.

Pour un logiciel libre, il est possible d'indiquer le mot clé "free" à comme numéro de série d'une licence à pour que cette dernière soit installable sans se soucier du nombre des licences.

Il est aussi possible d'indiquer le mot clé "global" à la place du numéro de série si vous avez des logiciels avec des licences globales (site). Elles sont également installables sur un nombre illimité de postes

Il est possible d'ajouter plusieurs licences en une seule fois, le numéro et de série et la date d'expiration sera la même pour chacune d'entre elles.

A partir de l'onglet installations, vous pouvez grâce au système de modification massive, modifier pour tous les matériels lié à une licence, modifier l'expiration, l'achat ou les déplacer vers une autre licence.

Astuce : Quand vous renommez une licence multiple (installé sur plusieurs matériels) sur un matériel donné, GLPI crée une nouvelle entrée. Si vous avez 100 installations, cela peut devenir vite contraignant. Il faut donc créer une nouvelle licence pourtant le nouveau nom, et déplacer toutes vos installations sur celle-ci.

Vous pouvez catégoriser vos logiciels selon s'il s'agti d'un logiciel OEM, acheté ou même une mise à jour d'un logiciel existant.

La gestion financière est effectuée au niveau des licences. La partie informations commerciales du logiciel sert de modèle lors de l'ajout des licences.

### g) Gestion des consommables et des cartouches

Pour ces deux éléments, il vous faut d'abord créer un type de cartouche ou de consommable.

Vous pouvez ensuite ajouter autant d'éléments de ce type dans la fiche du type.

Pour les cartouches, un type de cartouches doit être défini comme compatible avec des modèles d'imprimantes pour pouvoir ajouter les cartouches aux imprimantes de ce modèle.

Vous pouvez également indiquer la personne recevant les consommables.

La gestion financière est effectuée au niveau des éléments et non du type. La partie informations commerciales du type sert de modèle lors de l'ajout des éléments.

Vous pouvez configurer une alerte par email sur le seuil d'alarme du consommables / cartouches. Ceci est configurable dans la partie administration

### h) Gestion des statuts du matériel

Dans cette section vous pouvez voir le statut de vos matériels.

Pour changer le statut d'un matériel il suffit d'aller dans la fiche de ce matériel ou d'utiliser le système de modification massive.

ATTENTION : L'affichage de l'inventaire et des options pour chaque type de matériel dépend du profil de l'utilisateur connecté. Il peut donc varier selon le profil.

### h) Gestion - Informations financières

Sur tout type de matériel, vous pouvez activer les informations financières le concernant. Soit en utilisant le lien dans l'onglet Gestion du détail du matériel, soit grâce au système de modification massive, en modifiant par exemple la date d'achat pour plusieurs éléments.

Vous pouvez configurer une alerte par email sur la fin de la garantie du matériel. Ceci est configurable dans la partie administration

ATTENTION : L'affichage des informations financières pour chaque type de matériel dépend du profil de l'utilisateur connecté. Il peut donc varier selon le profil.

## 3 - Partie Assistance

### a) Suivi

Le module de suivi permet d'afficher la liste des tickets en fonction de certains critères.

Vous pouvez afficher :

- Seulement les nouveaux tickets non attribués.
- Seulement les tickets qui vous sont attribués.
- Seulement les tickets qui sont planifiés.
- Seulement les tickets qui sont en attente.
- Tous les tickets qui n'ont pas été clôturés.
- Tous les tickets clôturés et résolus.
- Tous les tickets clôturés mais non résolus.

Plus généralement :

- Les tickets en cours (attribués ou planifiés).
- Les tickets non fermés (tous sauf fermés).
- Les tickets fermés (résolus ou pas).
- Tous les tickets.

Deux modes de recherche sont disponibles : Basique et Avancée. Le mode Avancée vous permet de filtrer encore plus la recherche.
Vous pouvez réaliser une recherche sur les tickets à partir d'une description ou d'un matériel identifié.
Vous pouvez filtrer vos tickets par catégories en utilisant la liste déroulante prévue à cet effet. Pour ajouter ou modifier les catégories des suivis, référez vous à la modification d'intitulés dans la section configuration.
Vous pouvez aussi filtrer par priorité / auteur du ticket / groupe / attribution.

Si des tickets sont trouvés, GLPI affiche un tableau présentant les tickets.
Avec pour chaque ticket : son statut (nouveau, attribué, planifié, en attente, fermé résolu ou non résolu), le numéro d'Identification (ID), la date d'ouverture et de clôture, le niveau de priorité, l'auteur du ticket, la personne à qui a été attribué le ticket, le matériel concerné, la catégorie du ticket, la description du ticket et les informations disponibles sur le suivi des tickets.

Cette légende vous permettra de repérer les différents statuts de tickets :

Nouveau ticket
Ticket assigné
Ticket planifié
Ticket en attente
Ticket fermé non résolu
Ticket fermé (résolu)

Vous pouvez aussi afficher les suivis de chaque ticket directement dans le tableau récapitulatif des tickets en utilisant la liste déroulante prévue à cet effet.

Un clic sur un de ces éléments vous permettra d'accéder à des informations complémentaires.

Pour ajouter des éléments de suivi à un ticket, ou modifier le ticket, il suffit de cliquer sur "infos". Vous obtiendrez alors l'historique complet du ticket.
Vous pourrez donc ajouter un élément de suivi grâce à l'onglet "Ajouter un nouveau suivi" ou modifier un suivi déjà effectué en cliquant directement dans la partie description du suivi.

Un utilisateur de type post-only pourra aussi ajouter des suivis à un ticket, si ceci lui est permis.
(Administration - Configuration - Configuration générale - Permettre aux utilisateurs post-only d'ajouter des suivis)

Vous pouvez attribuer un ticket à un technicien de votre entreprise et/ou à une entreprise extérieure qui à par exemple un contrat de maintenance de l'un de vos équipements.

Vous avez aussi la possibilité de définir des horaires d'intervention pour une intervention sur un ticket. Votre planning se remplira automatiquement.

Vous pouvez définir :
- Un coût horaire : le coût à l'heure de la main d'oeuvre,
- Un coût fixe : c'est le montant (facultatif) qui peut se substituer au coût horaire (si par exemple c'est un ticket au forfait) ou s'additionner s'il y a une base fixe à l'intervention,
- Un coût matériel : montant des pièces utilisées pour le ticket.
Tous ces coûts sont additionnés dans le coût total, qui est ensuite répercuté dans le calcul de la TCO (Total cost of ownership) : Valeur du matériel + montant des interventions effectués dessus visible dans les informations financières du matériel.

Une fois le ticket résolu, vous pourrez le clôturer en indiquant éventuellement la durée de d'intervention en utilisant le bouton "Ajouter et fermer" via l'onglet "Ajouter un nouveau suivi" .

#### Cas particulier des tickets fermés

La réouverture d'un ticket fermé est possible. Il suffit pour cela de sélectionner dans la liste déroulante du statut du ticket : Nouveau ou Ouvert (attribué).

Il est possible de supprimer des tickets fermés si vous ne souhaitez pas les conserver dans la base. Pour cela il suffit de cocher la case statut et de cliquer sur "Supprimer" dans la liste des tickets.
ATTENTION : Les cases à cocher de suppression ne s'affichent que si les tickets sont clôturés.

### b) Helpdesk

Le helpdesk est utilisé pour entrer de nouveaux tickets. Il peut être utilisé par tous les types de comptes utilisateurs.

Il permet de créer des tickets soit en tant que nouveau ticket soit en tant qu'historique (donc directement ayant un statut Fermé (résolu).

Il est possible de spécifier la priorité des problèmes, la source de la demande, le matériel ou le logiciel concerné, l'auteur, la catégorie, l'attribution et la durée totale de l'intervention (utile pour les tickets de type historique).

Selon le profil de l'utilisateur, Il est possible de spécifier sur quels matériels il peut faire des demandes (soit uniquement le matériel lié à son compte, soit tous les matériels).

Si vous activez les suivis par emails dans les configurations de GLPI, un champ supplémentaire sera disponible afin d'y entrer le courriel du demandeur.

Vous retrouverez les tickets dans la section suivi de GLPI.

### c) Planning

Le planning vous permet de situer les interventions ou des notes pour lesquelles vous avez définies des horaires d'interventions.

Vous pouvez soit télécharger ce planning au format ical soit effectuer une synchronisation Webcal :

« iCalendar » est un format d’échange d’agenda, et permet de transférer des rendez-vous.

C’est à l’origine un format d’import/export de rendez-vous créé par un consortium Apple/AT&T/IBM/Siemens et principalement utilisé par une application sous Mac (iCal).

http://www.apple.com/macosx/features/ical/

L’idée de réutiliser ce format d’échange a été adoptée par quelques logiciels de calendrier comme Mozilla.

http://www.mozilla.org/projects/calendar/

### d) Statistiques

Vous avez la possibilité d'obtenir des statistiques suivant différents critères. Pour chacun vous disposez d'un tableau récapitulatif et/ou de graphiques par éléments.

- Statistiques globales
- Par tickets (auteur, groupe, catégorie, priorité, source de la demande, technicien, entreprise)
- Par Intitulés (caractéristiques des ordinateurs)
- Par matériel

Pour chacun des éléments vous avez les informations suivantes :

- Nombre total de tickets
- Nombre de tickets résolus
- Délai moyen de résolution de panne
- Délai maximal de résolution de panne
- Durée réelle moyenne du ticket
- Durée maximale de résolution réelle de panne
- Délai minimum de prise en compte du ticket
- Délai moyen de prise en compte du ticket

ATTENTION : L'affichage de la gestion des tickets dépend du profil de l'utilisateur connecté. Il peut donc varier selon le profil.

## 4 - Partie Gestion

### a) Contacts

Vous pouvez entrer tous vos divers contacts dans cette section et classer vos contacts selon leurs types (configurable dans Configuration/Intitulés). Par la suite vous pourrez associer des contacts aux entreprises.

Vous pouvez exporter au format Vcard, un contact donné à partir du détail de celui-ci.

### b) Entreprises

Dans cette section, vous définissez les entreprises utilisées dans GLPI.

Des contacts sont associés à une entreprise.

Les entreprises sont associables à des contrats et elles définissent la liste déroulante des fabricants.

Pour modifier la liste déroulante du type de tiers, allez dans la section configuration sous l'option intitulés.

Un onglet "Matériel rattaché" vous permet de visualiser tout type de matériel/composants fourni/fabriqué par l'entreprise.

ATTENTION : Si vous définissez un site web pour l'entreprise, n'oubliez pas le http:// au début de l'adresse internet.

### c) Contrats

Dans cette section, vous pouvez gérer l'ensemble des contrats de type divers qui sont liés à vos matériels. Les type de contrats possibles sont : prêt, location, leasing, assurance, maintenance hardware et software, prestation.

Vous pouvez alors lier les contrats créés aux éléments de l'inventaire depuis la page du contrat ou celles de l'inventaire.

Vous pouvez configurer une alerte par email sur l'échéance et le préavis du contrat. Ceci est configurable dans la partie administration

### d) Documents

Cette section vous permet d'enregistrer des documents électroniques ou liens webs classables selon diverses rubriques. Un document est associable à tout matériel ou logiciel de l'inventaire ainsi qu'aux questions de la base de connaissances.

Pour ajouter ou modifier la liste des rubriques, allez dans la section Administration et Configuration sous l'option intitulés.

Les types de documents autorisé dans GLPI (selon leur extension) sont définis dans Administration / Configuration / Type de document.

ATTENTION : L'affichage de la partie gestion est fonction du profil dont l'utilisateur connecté dépend. Il peut donc varier selon le profil.

## 5 - Partie Outils

### a) Réservations

Cette section affiche le matériel réservable et permet d'effectuer des réservations.

Vous pouvez ajouter des commentaires au matériel réservable. Pour se faire, cliquez sur le bouton "modifier le commentaire".

Pour rendre un matériel réservable, il suffit d'aller dans la fiche d'information de celui-ci et de cliquer sur l'option "Autoriser le prêt".

Pour les utilisateurs "HelpDesk" une section "matériel réservable" est disponible. Ils peuvent ainsi réserver un matériel pour une durée donnée.

### b) Base de connaissances

La base de connaissances répond à deux objectifs principaux : Le premier est de centraliser des connaissances internes aux différents techniciens. Le second est de mettre à disposition des utilisateurs des informations (FAQ publique) leur permettant de résoudre seuls des problèmes simples.

Seuls les éléments de la FAQ publique seront visibles par les utilisateurs. Les éléments non définis comme faisant partie de la FAQ publique seront visibles uniquement au sein de la console centrale par les techniciens.

Vous pouvez créer des catégories et sous-catégories afin d'indexer vos connaissances (paramétrable dans le menu Administration / Configuration / Intitulés). Il est donc aisé pour quelqu'un de retrouver de l'information nécessaire à la satisfaction de sa demande.

### c) Rapports

GLPI autorise la génération d'un certain nombre de rapports :

- Le rapport par défaut :

  Matériel et logiciels présents dans le parc.

- Matériel sous contrat de maintenance :

  Matériel sous contrat de maintenance auprès d'un tiers. Il est possible d'obtenir un état détaillé par type de matériel et par date d'achat. La sélection multiple est autorisée.

- Rapport par année :

  Matériel sur une ou plusieurs années. La sélection multiple est autorisée.

- Rapport réseau :

  Informations sur le réseau selon les lieux, les switchs ou par prises réseaux.

- Rapport Informations Commerciales :

  Récapitulatif des informations commerciales pour les ordinateurs, les imprimantes, les matériels réseaux, les moniteurs et les périphériques.

- Rapport Informations Commerciales autres :

  Récapitulatif des informations commerciales pour les cartouches, les licences et les consommables.

- Rapport de prêt :

  Récapitulatif des prêts en cours, à venir ou passées pour un utilisateur donné.

### d) OCSNG

Cette section du menu Outils ne s'affiche que si le mode OCSNG est activé dans la configuration générale de GLPI (Administration - Configuration - Configuration générale - Activer le mode OCSNG)

Cette section vous permet, une fois paramétrée (Administration - Configuration - Mode OCSNG), d'importer du matériel à partir de OCSNG, de synchroniser du matériel déjà importé avec un matériel mis à jour dans OCSNG, ou de lier un matériel déjà créé dans GLPI et inventorié avec OCSNG.

Ce logiciel est disponible sur le site OCS Intenvory NG.

ATTENTION : Seule la version 0.68 de GLPI est compatible avec la version 1.0 RC3 d'OCS NG.

#### Cas particulier de l'import logiciel

Afin que l'import logiciel fonctionne, il vous faut préalablement catégoriser vos logiciels dans OCS Inventory NG. En les déplaçant de la catégorie par défaut 'New' vers 'Unchanged' ils seront alors importés dans GLPI.

## 6 - Partie Plugins

Depuis le site http://glpi-project.org, vous pouvez télécharger des plugins pour étendre les fonctionnalités de GLPI. Une fois copié dans le répertoire plugins, déconnectez-vous et reconnectez-vous à GLPI, et celui-ci affichera automatiquement un nouveau menu où seront répertoriés les différents plugins que vous souhaitez installer et utiliser.

ATTENTION : L'affichage des plugins dépend du profil de l'utilisateur connecté. Il peut donc varier selon le profil.

## 7 - Partie Administration

### a) utilisateurs

Cette partie fonctionne exactement de la même façon que les éléments de l'inventaire. Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer des utilisateurs ou rechercher et exporter la liste des utilisateurs.
Vous pouvez aussi exporter la liste des utilisateurs en PDF ou SYLK.

Vous pouvez aussi désactiver des utilisateurs si besoin.
Au niveau des droits : par défaut, vous avez le choix entre 4 profils :
- Super-Admin : Accès à toute la console centrale de GLPI et au paramétrage de l'application.
- Admin : Accès à toute la console centrale de GLPI et à la modification tous les éléments
Except´ la configuration.
- Normal : Accès à toute la console centrale de GLPI uniquement en lecture seule.
- Post-only : Accès à la partie Helpdesk de GLPI (Nouveau ticket / Suivi des tickets / Réservation et FAQ publique.

ATTENTION : Tous les droits peuvent être modifiés grâce à l'apparition dans la version 0.68 de la gestion des profils (voir plus bas). De plus L'affichage de la gestion des utilisateurs dépend du profil de l'utilisateur connecté.. Il peut donc varier selon le profil.

### b) Groupes

La version 0.68 de GLPI introduit la notion de groupes. Elle permet de rassembler des utilisateurs dans des groupes afin d'attribuer des matériels à ces groupes et permettre un suivi de ces matériels communs.

Si vous utilisez l'authentification externe, vous pouvez importer directement vos utilisateurs dans des groupes créés préalablement dans GLPI.

ATTENTION : L'affichage de la gestion des groupes dépend du profil de l'utilisateur connecté. Il peut donc varier selon le profil.

### c) Profils

La version 0.68 de GLPI introduit la notion de profils. Il est possible de gérer l'ensemble des droits de l'application GLPI à l'aide de profils et de les associer aux utilisateurs.

Vous pouvez donc créer des nouveaux profils, modifier des profils existants, ou les supprimer.

2 interfaces sont configurables :

- Helpdesk

Cette interface rassemble les droits liés au helpdesk publique : Créer un ticket, ajouter des suivis, voir les suivis publics (les siens et ceux des intervenants sur le tickets), voir les tickets de ses groupes, l'accéder aux réservations, à la FAQ et modifier son mot de passe.

La liaison avec les matériels pour la création de tickets vous permet de choisir si l'utilisateur peut poster des tickets uniquement sur le matériel auquel il est rattaché (champ utilisateur dans le détail d'un matériel) ou s'il peut poster sur tout le matériel de l'inventaire. De plus, grâce à la zone de sélection, vous pouvez spécifier sur quel type de matériel, il peut faire des demandes d'interventions.

- Centre de contrôle

Cette interface rassemble les droits liés à la console centrale, et donc à tout ses composants (inventaire, assistance, gestion, outils, plugins, administration).

- Inventaire

Accès, lecture, écriture sur l'ensemble des matériel inventoriés. Ceci permet de configurer, l'accès au détail du matériel ainsi que la gestion des champs le concernant.

- Général

Accès, lecture, écriture sur l'onglets notes dans le détail d'un matériel, à la modification de son mot de passe, ainsi qu'aux notes publiques présentes sur l'accueil de la console centrale.

- Gestion

Accès, lecture, écriture sur les documents, les entreprises, et les informations financières de matériel.

- Assistance

Accès, lecture, écriture sur la partie Helpdesk de la console centrale de GLPI.

- Outils

Accès, lecture, écriture sur le mode OCS-NG, les rapports, la réservation, la base de connaissances et la FAQ publique. NB : la base de connaissances se différencie de la FAQ publique par le fait que celle-ci affiche les items publics et privés contrairement à la FAQ publique qui n'affiche que les items publics.

- Administration

Accès, lecture, écriture sur la configuration de GLPI.

ATTENTION : Si vous supprimez le profil super-admin ou si vous l'associez dans "Droits de l'interface Helpdesk" en tant que Profil par défaut, l'accès à la configuration de GLPI peut être définitivement perdue.

ATTENTION : L'affichage de la gestion des profils est fonction du profil dont l'utilisateur connecté dépend. Il peut donc varier selon le profil.

### d) Configuration de GLPI

#### i) Affichage recherche par défaut

C'est dans cette rubrique que vous paramétrez les colonnes que vous voulez afficher pour chaque type de matériel / logiciel.

Il est possible d'ajouter, supprimer et ordonner les colonnes affichées.

Vous aurez 2 possibilités :
- Soit configurer la vue globale, qui s'appliquera à tous les profils ayant accès à une partie de l'inventaire,
- Soit configurer la vue personnelle, qui ne s'appliquera qu'a vous si vous l'activez.

#### ii) Intitulés

Vous pouvez définir dans cette zone les données affichées dans les listes de sélection déroulantes

Une fois sélectionnée la liste que vous voulez modifier, vous pouvez ajouter des éléments, les modifier et les supprimer.

Sélectionnez un intitulé dans la liste déroulante et utilisez la flèche pour modifier son nom ou le commentaire associé.

Le commentaire que vous avez entré sera visible depuis la plupart des formulaires de glpi. Il vous suffit juste de survoler l'icône associé à la liste déroulante pour le faire apparaître.
ATTENTION : Si vous supprimez des éléments utilisés vous devrez alors faire un choix entre modifier les entrées existantes ou bien les mettre à NULL.

#### iii) Composants

Vous pouvez dans cette zone modifier entièrement les composants que vous ajoutez à vos ordinateurs.

#### iv) Type de document

Dans cette section, vous pouvez ajouter ou modifier les types de documents autorisés dans GLPI.

Les informations à fournir sont :
- Le nom du type de document.
- L'extension ex: .txt
- Le nom du fichier pour l'icône du document désiré. Placez les fichiers d'icônes dans le répertoire pics/icones sous l'arborescence de GLPI.
- Le type MIME si nécessaire.
- Autorisation de téléchargement de ce type de fichier (oui ou non).
Vous pouvez exporter la liste des types de document au format SYLK ou PDF.

#### v) Liens externes protocolés

Dans cette section vous pouvez définir des liens vers des applications externes adaptés aux éléments de l'inventaire.

Vous pouvez utiliser des tags particuliers pour qu'ils soient remplacés par les valeurs de l'élément. Les Tags valides sont : [ID], [NAME], [LOCATION], [LOCATIONID], [IP], [MAC], [NETWORK], [DOMAIN].

Chaque lien peut être associé à un ou plusieurs types de matériels.
Exemple :

- Un Lien type http:// :
Vous créez un lien externe protocolé ayant pour nom : http://[IP] que vous affectez à votre matériel réseau.

- Un Lien de type RDP :

Pour l'accès à distance sur vos ordinateurs, vous créez un lien externe protocolé ayant pour nom Accès distant.rdp et vous paramétrez le Contenu du fichier en y insérant le contenu d'un fichier type RDP et en remplaçant l'ip / le nom / le domaine par des TAGS type [IP], [NAME], [DOMAIN].

#### vi) Configuration générale

La configuration générale de l'application permet de régler certains paramètres :

- Configuration générale

- Langue par défaut à la création de nouveaux utilisateurs.
- L'activation du Mode OCS-NG.
- Le niveau de log.
- Le temps de conservation des logs.
ATTENTION : Si vous les gardez trop longtemps votre base de données peut grossir de façon importante.

- Ajout automatique des utilisateurs à partir des sources externes d'authentification : permet
d'autoriser l'authentification à partir de source externes ou de la désactiver.

- Le mode d'utilisation de GLPI : Le mode normal correspond à une utilisation classique de GLPI. Le mode debug s'adresse aux développeurs et aux testeurs, le mode traduction concerne les traducteurs et permet de visualiser toutes les entrées du dictionnaire, et le mode Démonstration bloque certaines modifications.

- Inventaire

- Seuil d'alerte par défaut pour les cartouches et les consommables. Valeur par défaut modifiable pour chaque type.
- Date de début d'exercice fiscal : utilisé pour toute la gestion des amortissements.

- Assistance

- Autoriser les ouvertures de tickets anonymes : autorise ou non les demandes d'interventions anonymes via le fichier helpdesk.html.
- Assigner automatiquement les nouvelles interventions au responsable technique s'il existe.
- Logguer les modifications des tickets en ajoutant des suivis : permet de ne pas créer de suivi lors de la modification d'un ticket.
- Conserver les tickets à la purge d'un élément de l'inventaire.

- Alertes par email

- Alertes sur les contrats (Valeur par défaut) : Définit sur quel événement, l'envoi d'email d'alerte intervient. - Alertes sur les informations financières (Valeur par défaut) : Définit sur quel événement, l'envoi d'email d'alerte intervient.

- Vérifier la présence de mises à jour

- Vérifier la présence de mises à jour : permet de paramétrer la vérification automatique de mises à jour hebdomadaires, mensuelles, ou de désactiver la vérification.

- Configuration d'un proxy s'il est utilisé.

#### vii) Configuration affichage

La configuration de l'affichage de l'application permet de régler certains paramètres d'affichage et de recherche :

- Configuration générale

- Nombre d'événements de log à afficher : nombre de log à afficher sur la page d'accueil de la console centrale. (0 = aucun)
- Nombre d'éléments à afficher par page: valable pour toutes les listes d'éléments affichées - suivis, ordinateurs...
- Nombre de caractères maximum pour chaque élément de la liste : réduction de la taille des chaines de caractères affichées pour obtenir un affichage lisible.

- Nombre de caractères limite pour les listes déroulantes : permet de limiter le nombre de caractères affichés dans les listes déroulantes.

- Le format des dates : permet de paramétrer l'affichage des dates
(YYYY-MM-DD ou DD-MM-YYYY).

- Autoriser la consultation anonyme de la base de connaissances : permet ou non la consultation de la FAQ pour les utilisateurs anonymes (sans authentification préalable).

- Afficher les ID GLPI : permet d'afficher ou non les numéros internes d'identification de chaque matériel / logiciel.
- Utiliser pour Onglets Suivant/Précédent : permet de paramétrer les onglets et vous permettant de naviguer au sein des éléments de l'inventaire en fonction de leur ID ou de leur nom. - Limite d'affichage du planning : pour ne pas indiquer les 24h mais restreindre à la journée de travail effective.
- Pas pour les horaires : modie le pas utilisé pour les horaires sur le planning, la réservation et les notes.
- Texte au login : texte affiché lors du login à GLPI. Celui ci peut contenir du code html, et ainsi comporter des liens externes.

- Assistance

- Montrer les nouveaux tickets au login : montrer les nouveaux tickets "non attribués" sur la page d'accueil de la console centrale.
- Couleurs des priorités.
ATTENTION : Même si vous paramétrez le format des dates sous forme JJ-MM-YYYY, lors d'une recherche par date, il faut exclusivement utiliser la syntaxe [Année]-[Mois]-[Jour].

- Ajax

- Utiliser AJAX : permet d'activer ou non le système AJAX de GLPI (gestion des recherches, des champs textes).
- Autocompletion des champs textes avec AJAX : si "Utiliser AJAX" est activé, ceci permet de visualiser au moment de la saisie de caractères dans la zone de texte, les éléments déjà existants dans la base de données grâce à une liste de résultats prévue à cet effet.
- Joker Ajax : caractère utilisé pour les recherches de type AJAX. Permet de lister tous les éléments.
Astuce : le double-clic permet d'afficher automatiquement le joker Ajax.
- Ajax - Nombre d'éléments maximum affichés : limite le nombre d'éléments affichés dans les listes de résultats (sauf en cas d'utilisation du joker).
- Ne pas utiliser ajax si le nombre d'éléments est inférieur à (0=jamais) : désactive AJAX pour les recherches dont le nombre d'éléments affiché dans la liste de résultat est inférieur à cette valeur.

#### viii) Suivis par emails

Cette section vous permet d'activer le suivi des interventions et alertes par email. Si vous activez cette fonctionnalité, des emails seront alors envoyés au moment de la création d'une nouvelle intervention, lors de la modification du ticket (par exemple : affectation d'une catégorie), à l'ajout de chaque suivi, à la fermeture des interventions, lors de réservation ou d'une alerte.

- Configuration

- Vous pouvez alors renseigner l'adresse mail de l'administrateur et la signature ajoutée à chaque email.
Vous pouvez ajouter un lien vers le ticket dans les emails envoyés en spécifiant l'Url de la base qui sera utilisée.
Si vous souhaitez que GLPI n'utilise pas la fonction mail de PHP mais un serveur SMTP, vous devez renseigner les champs correspondant.
De plus, c'est ici que vous choisissez d'envoyer ou non des alertes au niveau des consommables/cartouches.
Vous pouvez envoyer un mail de test afin de valider votre configuration.

- Options de notifications et d'alertes

- Les autres options vous permettent de limiter les emails envoyés. Pour chaque type d'utilisateurs, vous pouvez activer ou non l'envoi à la création d'une intervention, à la mise à jour du ticket en lui-même, à l'ajout de nouveau suivi, la clôture d'une intervention, les opérations de réservations, ainsi que les alertes.
- Vous pouvez choisir tout type de profil ou de groupe à qui sera envoyé l'email.
- Le demandeur ne recevra un email que s'il a activé le suivi par email lors de sa demande d'intervention.

#### ix) Authentifications externes

Les authentifications externes vous permettent d'utiliser des sources alternatives d'authentification. Cela vous évite ainsi d'avoir à ajouter manuellement tous les utilisateurs.

Afin de pouvoir utiliser ces modes d'authentification, vous devez au préalable activer les extensions correspondantes dans votre configuration de PHP.

La première solution est d'utiliser un serveur de mail :
- Vous devez alors définir dans la première partie le serveur à utiliser. Pour le définir correctement reportez vous au lien fourni vers php.net qui fournit de nombreux exemples.
Les différents paramètres que vous allez choisir peuvent vous donner des chaînes de connexion de ce type :
- {localhost:110/pop3},
- {localhost:993/imap/ssl},
- {localhost:995/pop3/ssl/novalidate-cert}...

- Le deuxième paramètre définit le domaine de mail utilisé qui va servir à remplir automatiquement les adresses mails des nouveaux utilisateurs. Si l'utilisateur s'appelle toto, son adresse mail sera alors toto@domaine_mail.

La deuxième solution est l'utilisation d'un annuaire LDAP ou d'un Active Directory. Pour cette configuration reportez vous à la documentation correspondante présente sur le site web de GLPI.

La troisième solution est l'utilisation d'un serveur CAS. Une fois celui-ci configuré, vous pouvez toujours vous connecter avec un utilisateur local en ajoutant ?noCAS=1 à votre URL.

#### x) Mode OCSNG

C'est dans cette section que vous allez configurer le mode OCSNG.

Elle regroupe les informations de connexion à la base OCSNG, les options d'importation et les champs des informations générales et des composants que vous souhaiter importer / synchroniser.

En ce qui concerne les options d'importation, vous pouvez limiter l'importation à des tags (label) préalablement remplis dans OCSNG. Vous pouvez aussi définir un statut par défaut que vous avez préalablement entré dans les intitulés (Administration - Configuration - Intitulés - Statut des matériels).

Vous pouvez aussi choisir de ne pas utiliser le dictionnaire logiciel d'OCS-NG lors de l'import des logiciels.

Nombre d'éléments à synchroniser via le cron : vous permet de paramétrer la synchronisation automatique. Ceci vous permet de spécifier combien d'ordinateurs se synchronise automatiquement toutes les 5 minutes si quelqu'un est connecté à la console de glpi.

#### xi) Plugins

Cette partie ne s'affichera que si si vous en avez installé des plugins. Vous aurez accès à leur configuration.

#### xii) Vérifier si une nouvelle version est disponible

Vérification de la présence de mises à jours sur le site http://glpi-project.org et affichage sur la console centrale en cas de nouvelle mise à jour disponible.

### c) Préférences

Cette zone vous permet de changer votre mot de passe, de définir l'ordre par défaut utilisé dans l'affichage des tickets et de définir la langue avec laquelle l'interface est affichée.

### d) Données (Sauvegarde/Restauration)

Cette zone vous permet de réaliser des sauvegardes de la base de données ("Sauvegarde SQL").

Vous pouvez également supprimer les fichiers de sauvegarde, les restaurer ou télécharger les fichiers.

Vous pouvez aussi générer une sauvegarde au format XML de la base de données. ("Sauvegarde XML").

### d) Logs (journaux)

Cette zone vous permet de visualiser et de trier l'historique des logs. Le degré et la conservation des logs est paramétrable dans la configuration générale de GLPI.