Actualmente está viendo la sección de Control de Tokens de LimeSurvey.

Desde aquí podrá ver y modificar los tokens de la encuesta.

Qué son los Tokens
Mostrar Tokens
Agregar un Nuevo Token
Importar archivo CSV
Enviar Invitación (por email)
Enviar Recordatorio (por email)
Generar Tokens

Las siguientes opciones están disponibles desde la barra de herramientas de control de tokens:

| Inicio: Pulse en este icono para regresar a la pantalla de administración de la encuesta.
| Resumen: Pulse en este icono para ver el resumen de los registros de la tabla de tokens, y para acceder a algunas funciones generales de la administración, tales como:

Aplicar a todos los registros 'N' invitación enviada:
| Borra todos los registros para los cuales se han enviado invitaciones. Normalmente se hace cuando algo ocurre mal con el correo electrónico de invitaciones y se quiere intentar nuevamente.
Borrar tokens con número único:
| Borra todos los números de tokens generados.
Borrar todos los registros de tokens:
| Vaciar completamente la tabla de tokens.
Eliminar tabla de tokens:
| Quitar los tokens de esta encuesta. Esta encuesta estará accesible a todo el mundo.

| Mostrar Tokens: Pulse en este icono para mostrar todos los tokens.
| Agregar un Nuevo Token: Pulse en este icono para agregar un nuevo participante en la tabla de tokens.
| Importar Archivo de Tokens: Pulse en este icono para importar un archivo CSV que contiene nombres y direcciones de correo electrónico. Este archivo debe ser un archivo separado por comas estándar sin comillas. La primera hilera se interpreta como la cabecera. El orden de los datos debe ser: Nombre, Apellido, Dirección de Correo Eletrónico, [token]. El token es opcional.
| Enviar Invitación (por email): Pulse en este icono para enviar invitaciones por email a los participantes listados en la tabla de tokens.
| Enviar Recordatorio (por email): Pulse en este icono para enviar recordatorios por email a los participantes listados en la tabla de tokens. Los recordatorios son sólo enviados a los participantes que previamente se les había enviado una invitación.
| Generar Tokens: Pulse en este icono para generar tokens únicos aleatorios para los participantes. Aún cuando se pueden crear los números de tokens manualmente, o ser importados desde un archivo CSV, normalmente se recomienda que se utilice este método ya que se asegura que no habrá dos tokens duplicados.
| Eliminar Tabla de Tokens: Pulse en este icono para eliminar la tabla de tokens. Esta encuesta estará accesible a todo el mundo.

Qué son los "tokens"
Los tokens son un sistema que se puede utilizar para tener una encuesta controlada. Una encuesta controlada permite tener una lista de 'participantes', o personas que han sido invitadas a responder la encuesta, y después controlar el acceso a la encuesta. Cada participante es asignado(a) un número de token único. Este token da acceso a los participantes a la encuesta.

Cuando se crean tokens para la encuesta, las únicas personas que pueden acceder a ella son aquellas que tiene un token que exista dentro de la tabla de tokens. Utilizando la sección de control de tokens de LimeSurvey es posible agregar, borrar y modificar estos tokens.

El sistema de tokens de LimeSurvey permite rastrear quién ha accedido a la encuesta, enviar invitaciones y recordatorios a estos participantes, y ver quién ha respondido. Si se hace que la encuesta sea NO anónima (o rastreada) se pueden verificar qué respuestas tuvo qué token (o participante).

Mostrar Tokens
Cuando se muestren los tokens, se podrán ver todos los registros (en tandas de 50, o como sea determinado por el administrador). La primera sección de la pantalla es el menú Vista de Control de Datos. Este menú tiene las siguientes opciones:

| Ir al inicio: Pulse en este icono para ver la primera tanda de registros.
| Mostrar previo: Pulse en este icono para ver la tanda anterior de registros.
| Mostrar siguiente: Pulse en este icono para ver la siguiente tanda de registros.
| Ir al final: Pulse en este icono para ver la última tanda de registros.

También es posible establecer el número de tokens que se mostrará en cada tanda, y el punto de inicio utilizando los campos "Registros mostrados:" y "Empezando desde:", luego pulsando en "Mostrar".

Ordenando los Tokens
Cuando se estén mostrando los tokens, en la parte superior de cada columna se encuentra el nombre del campo y el icono de 'ordenamiento' (). Al pulsar en este icono los tokens se reordenarán, ordenados alfabéticamente por esa columna.

Acciones
Se pueden realizar un conjunto de acciones sobre cada token. Estas acciones están listadas a continuación:

| Modificar Token: Pulse aquí para modificar el token.
| Borrar Token: Pulse aquí para borrar este token.
| Contestar Encuesta: Pulse aquí para contestar la encuesta utilizando este token.
| Ver Contestación: Pulse aquí para ver la contestación realizada por el participante del token (solo disponible donde tenga sentido).
| Invitar: Pulse aquí para enviar una invitación solo a este participante.
| Recordatorio: Pulse aquí para enviar un recordatorio solo a este participante.

Agregar un Nuevo Token
En esta pantalla se puede crear un nuevo token, agregando un participante extra a la lista de personas que pueden acceder a la encuesta. Los campos disponibles son:
Nombre: El nombre del participante.
Apellido: El apellido del participante.
Email: Dirección de correo electrónico del participante.
Token: El token del participante (debe ser un valor único dentro de la tabla de tokens). Aunque se puede crear un token en este punto, se sugiere que se deje en blanco y que posteriormente se utilice la función "Generar Tokens".
¿Invitación Enviada?: Si aparece una "Y" en este campo, no se le enviará una invitación al participante cuando se elija la opción de "Invitar". Para cualquier otro valor, si se le enviará una invitación
¿Completado?: Si aparece una "Y" en este campo, el participante no podrá utilizar el token. Cuando un participante contesta la encuesta, este campo se cambia a "Y".

No hay campos obligatorios en la pantalla de 'agregar token'. Se puede incluir tanta información como se desee. Tampoco hay control de duplicidad, por lo que hay posibilidad de que se repita la misma persona.

Importar Archivo CSV
Con esta función se puede importar un archivo CSV que contenga nombres y direcciones de correo electrónico para ser utilizados en una encuesta LimeSurvey. El formato del archivo CSV debe ser separado por comas, sin comillas y la primera fila siempre es interpretada como la cabecera del archivo, por lo que si no se incluye la fila cabecera, ¡el primer renglón se perderá!. El contenido del archivo debe tener la siguiente estructura:

Nombre, Apellidos, Correo electrónico, Token Jason, Cleeland, jason@cleeland.org, Bob, Jones, bob@cleeland.org,

Notese que la última columna (token) es opcional. Se pueden importar tokens propios - esto puede ser útil si se quiere utilizar otra metodología para la generación de tokens. Por ejemplo, si se quiere utilizar la matrícula asignada en el instituto.

Enviar Invitaciones (por email)
Esta función permite enviar invitaciones por correo electrónico a todos los participantes que aparecen en la tabla de tokens. Antes de enviar un correo, LimeSurvey verifica que cada token cumpla con las siguientes condiciones:
a) Que la dirección de correo electrónico exista.
b) Que el token haya sido generado.
c) Que no se haya enviado una invitación anteriormente.
d) Que el participante no haya contestado la encuesta anteriormente.

Cada invitación es personalizada, y esta información es traída desde la tabla de tokens. Se da la opción de modificar el Asunto y el Cuerpo del Mensaje del correo electrónico antes de ser enviado. Para utilizar la información de la tabla de tokens en el cuerpo del mensaje se deben utilizar los siguientes códigos:
{FIRSTNAME}: Nombre
{LASTNAME}: Apellido(s)
{SURVEYNAME}: El nombre de la encuesta
{ADMINNAME}: El nombre del administrador de la encuesta
{ADMINEMAIL}: La dirección de correo electrónico del administrador

Por ejemplo, si el mensaje dice "Hola {FIRSTNAME} {LASTNAME}, se le ha invitado a la encuesta {SURVEYNAME}, tenga la bondad de contestarla. Atentamente {ADMINNAME}" El recipiente recibirá un correo electrónico que se leerá de la siguiente manera: "Hola Martín Rosas Morales, Se le ha invitado a la encuesta Los Mejores Vinos del Mundo, tenga la bondad de contestarla. Atentamente José Luis Ramírez".

Enviar Recordatorios (por email)
Esta función sirve para enviar recordatorios por correo electrónico a todos los participantes que aparecen en la tabla de tokens. Antes de enviar un correo, LimeSurvey verifica que cada token cumpla con las siguientes condiciones:
a) Que la dirección de correo electrónico exista.
b) Que el token haya sido generado.
c) Que se haya enviado una invitación anteriormente.
d) Que el participante no haya contestado la encuesta anteriormente.

Generar Tokens
Esta funció genera números de tokens aleatorios únicos para cada registro de la tabla de tokens que aún no tengan un token asignado.