&Michael.T.Edwardes; &Michael.T.Edwardes.mail;
&Roger.Lum; &Roger.Lum.mail;
2010-07-23
4.5

# Livros de registros

## A Área de Registros

A área do Livro de Registro é onde se encontra a maior parte das funcionalidades do &kappname;. Esta área serve para examinar e inserir os dados da transação nas várias contas. A área está dividida em três áreas principais: a área do filtro, a lista de transações e a área de inserção de dados.

Esta área permite várias ações-chave: pesquisar e ver as transações, introduzir transações e editar ou remover as transações existentes. As outras funcionalidades incluem a modificação dos detalhes da conta ou a consolidação da mesma.

Área do Livro de Registros

A área possui três elementos:

- A área do filtro

- A lista de transações

- O formulário de inserção da transação, que poderá ou não aparecer, dependendo da sua configuração.

### A área do filtro

Área do filtro

Você poderá selecionar uma conta através da lista de contas, no topo da área de visualização. Lembre-se que, dependendo do tipo de conta, o formulário de inserção das transações, no fundo da janela, vai mudando.

À direita da lista de contas existem dois campos adicionais. O campo de pesquisa atua como um filtro para as transações que aparecem na lista. Somente as transações que incluam o texto escrito neste campo serão apresentadas. O texto indicado poderá dizer respeito a qualquer um dos campos da transação. O campo de estado é uma lista. Somente as transações do tipo selecionado nessa lista irão aparecer.

### A lista de transações

Lista de transações

Depois de você ter inserido algumas transações, elas vão aparecendo na lista de transações. Então, você poderá também alterar as propriedades da transação ou mesmo criar transações novas na lista diretamente. Se usar o botão direito do mouse no cabeçalho da lista de transações, poderá alterar o critério de ordenação das transações. Para instruções sobre como alterar o critério de ordenação, veja a seção da Página de Ordenação do capítulo de Configuração do &kappname;.

### O formulário de inserção das transações

A disposição exata da área inferior do livro de registros depende da sua configuração e do tipo de conta apresentada. Contudo, inclui de um modo geral os campos para todos os detalhes de uma única transação, assim como os botões para as várias ações que se poderão aplicar a uma transação. Esta área está descrita com mais detalhes nas próximas seções.

## Inserir Transações

Estão disponíveis dois métodos para inserir transações no livro de registros: usando o formulário de inserção de transações e inserindo os dados diretamente na lista de transações. O formulário de inserção da transação aparece por padrão é o método que será discutido primeiramente.

Os campos na área de inserção de dados correspondem aos campos de informação na lista de transações. Os campos adicionais incluem o campo do Memorando, para uma descrição mais detalhada da transação, e a seleção de uma Categoria. O botão Dividir permite a divisão da transação em várias categorias.

## Usar o formulário de inserção da transação

Formulário da Transação

O formulário de inserção da transação, no fundo da área, é a interface para criar as transações.

Dependendo da transação que desejar inserir, existem diversas páginas diferentes disponíveis no formulário de transações. Clique na página que melhor descreve a sua transação (depósito, transferência ou levantamento), para que o formulário carregue diversos campos prontos para a inserção dos seus dados.

Lembre-se que o método da transação atual não é usado diretamente pelo &kappname;, mas serve apenas para fins de agrupamento/relatórios.

Se você não tiver certeza do método a usar, basta usar o Depósito para qualquer dinheiro que entre na conta, a Retirada para o dinheiro que sai, e a Transferência quando deseja movimentar o dinheiro de uma conta para outra. Os métodos da transação e as diferenças entre eles são discutidos com mais detalhes em outras partes deste manual.

Selecione o método da transação, clicando numa das páginas.

### Os campos de uma transação

Insira a informação, usando as notas a seguir nos campos disponíveis. Lembre-se que muitos dos campos tem a 'Completamento Automático' ativado. Isto é, ao começar a escrever, o &kappname; irá oferecer alternativas que correspondam aos caracteres que tenha inserido até aquele momento. Para selecionar um item, clique nele com o mouse ou o teclado ou, se o seu item não aparecer, continue digitando para adicionar o novo valor. Da próxima vez que inserir o valor, o &kappname; irá encontrá-lo para você, após inserir os primeiros caracteres.

#### O Beneficiário

O Beneficiário é quem de/para onde vem/vai o dinheiro. Se o beneficiário for um novo item, o &kappname; perguntará se deseja adicioná-lo à lista de Beneficiários. Todas as outras informações relacionadas com um credor ou devedor, como os detalhes de endereço, poderão ser atualizados mais tarde na área de Beneficiários.

#### A Categoria

A Categoria associa uma transação com uma determinada categoria de receita ou despesa, para fins de contabilidade e relatórios, permitindo-lhe também agrupar certas transações. Digite o nome da categoria no campo obrigatório. Se tiver inserido uma categoria que não existe, o &kappname; irá então perguntar se deseja criar uma nova.

Se você deseja associar partes da transação com diferentes categorias, o &kappname; poderá permitir-lhe fazer isso. Uma transação por exemplo poderá ser uma retirada de 50 reais em um terminal bancário, dos quais você usou 10 em comida, 20 em cerveja e 20 em dinheiro de sobra. A transação será então atribuídas à três categorias: Comida, Cerveja e Dinheiro. Para fazer isso, você terá que usar as Transações Parceladas, que estão descritas com mais detalhes abaixo.

Veja a seção especial sobre os campos do &kappname; para obter mais informações sobre a utilização deste campo.

#### O Memorando

Você poderá inserir um memorando de várias linhas, caso isto o ajude a lembrar para que foi a transação.

#### O Número do Cheque

O número do cheque poderá ser inserido, caso seja necessário. Lembre-se que o número do cheque poderá sempre ser visível, caso deseje. Isto é definido na janela de Configuração.

#### A Data

Você também poderá inserir a data da transação, para saber quando ela ocorreu. Veja a seção especial sobre os campos do &kappname; para obter mais informações sobre como usar o campo de inserção de datas para indicá-las de forma mais rápida e simples.

#### O Montante

Finalmente, insira o montante da transação no campo obrigatório. Lembre-se que uma calculadora simples poderá ser apresentada, clicando-se no ícone à direita do campo de montante, ao digitar o símbolo % no campo, ou ainda digitando uma fórmula do tipo 12 + 3. Ao inserir o sinal de soma, a calculadora será exibida.

Quando você estiver satisfeito com o preenchimento de todos os campos, clique em Inserir. Se você acidentalmente clicar em Inserir, antes de terminar a inserção de todos os dados, clique em Editar para prosseguir com a inserção dos dados.

## Inserir diretamente as transações na lista

Inserção Direta da Transação

O segundo método de inserção das transações no livro de registro envolve a edição direta da própria lista de transações.

Para fazer isso, você terá que indicar primeiro ao &kappname; que não deseja usar o formulário da transação, abrindo para isso a janela de configuração e desligando a opção Mostrar o formulário da transação.

Isto é feito ao selecionar a opção Configurações Configurar o &kappname; no menu e selecionar o ícone Registro na lista à esquerda. A opção para desligar chama-se Mostrar o formulário da transação. Quando terminar, clique em OK e prepare-se para inserir diretamente as transações.

### Iniciar a edição

Para inserir uma transação no livro de registro, você poderá agora fazer duplo-clique sobre o item ou pressionar &Ctrl;Ins, ou clique em Novo no rodapé da janela. As teclas de cursores para Cima e Baixo permitem-lhe navegar pela lista. Depois de pressionar &Enter; ou de fazer duplo-clique sobre um item, a lista de transações mostra os campos necessários para inserir a transação e esperar pela inserção de dados.

Para percorrer os campos, pressione a tecla &Tab; e, quando terminar, pressione &Enter; para salvar as alterações ou em &Esc; para cancelar.

No caso de a opção Usar o Enter para mudar de campos estar selecionada, a tecla &Enter; passa para o campo seguinte, assim como acontece com o TAB, excetuando o caso do último campo, onde então irá gravar os dados.

O método de inserção das transações é conforme o seu critério, e não é mais do que uma questão de preferência pessoal.

## Dividir as Transações

As transações divididas em parcelas permitem-lhe dividir uma transação em várias categorias representando, por exemplo, os diferentes itens adquiridos numa única compra numa loja.

Para inserir uma nova transação dividida em parcelas, inicie uma transação como de costume, incluindo a inserção do montante total. Em vez de selecionar uma categoria, clique no botão Dividir. Se tiver selecionado uma categoria, este será o primeiro item na janela de edição das parcelas.

Na janela de edição das parcelas, faça duplo-clique numa linha vazia para inserir uma nova sub-transação ou pressione &Ctrl;Ins. Indique a categoria, adicione um memorando e indique o montante. Para salvar esta parte da parcela, clique na marcação a verde por baixo da categoria. Para cancelar, clique na cruz vermelha.

Depois de inserir uma parcela, o fundo do editor de parcelas mostra a parte da transação que ainda permanece sem atribuição. Depois de inserir todas as parcelas, clique no botão OK para salvar a transação completa. Se ainda existirem montantes por atribuir, você será questionado para voltar à edição das parcelas, alterar o montante total da transação ou para deixar parte da transação por atribuir.

Lembre-se que o campo da categoria, no formulário de dados da transação ou na lista de transações, agora indica Transação dividida.

Transações divididas Dividir a transação

## Editar as transações

Para editar uma transação, selecione-a na lista e depois clique no botão Editar no formulário de inserção da transação ou clique com o botão direito do mouse no item e selecione a opção Editar no menu de contexto. Se você estiver editando as transações diretamente na lista, poderá editar a transação, fazendo apenas um duplo-clique sobre um item e pressionando &Enter;, quando uma determinada transação estiver selecionada.

## Apagando as transações

Para apagar a transação, selecione-a na área e clique com o botão direito no item, selecionando a opção Apagar no menu de contexto, quando este aparecer, ou na tecla Delete, no formulário da transação.

## Fazer a Correspondência de Transações

De um modo geral, ao importar as transações através do QIF, OFX ou do HBCI, o &kappname; irá tentar automaticamente correspondê-las com as transações existentes. Para permitir diferenças nas datas, existe uma opção padrão de 4 dias, que poderá ser alterada na configuração - Registrar/Importar. Todas as transações que corresponderem desta forma irão aparecer em verde. Ao terminar a importação, você deverá revisá-las para aceitá-las ou dissociá-las.

Se você descobrir que uma transação importada não foi correspondida automaticamente com uma existente, quando isso deveria ter acontecido, então é possível correspondê-las manualmente. Lembre-se que existe uma diferença entre corresponder manualmente duas transações e apagar simplesmente uma delas, mesmo que a operação pareça ter o mesmo efeito. Especificamente com o OFX ou o HBCI, é importante não apagar a transação importada, uma vez que, da próxima vez que importar as suas transações, a transação apagada reaparecerá. Isto acontece porque os formatos de importação modernos, como o OFX e o HBCI, usam um ID de Transação para identificar as transações. Quando você apagou a transação importada, o ID da mesma foi também apagado, e o módulo de importação não terá forma de saber se esta transação já foi importada.

A solução é dizer ao &kappname; que as transações são as mesmas, usando a interface de correspondência manual. Ela permite-lhe corresponder uma transação importada com uma transação inserida manualmente (não-importada). Para fazer isso, selecione uma das transações a corresponder, clicando nela com o botão esquerdo, e depois selecione a outra, clicando também nela com o botão esquerdo enquanto mantém pressionada a tecla &Ctrl;, selecionando depois a opção Corresponder no menu de contexto. Isto muda a cor de fundo para um verde pálido. Esta ação irá corresponder e combinar as duas transações em conjunto. Os valores de ambas as transações deverão ser os mesmos para a correspondência ocorrer, excetuando a diferença entre datas que possa existir, e que pode ser definida na configuração como descrito acima. Se você estiver satisfeito com o resultado, clique com o botão direito na transação correspondida e selecione Aceitar.

Durante a importação dos extratos 'online' - seja de forma direta ou através da importação de um arquivo transferido - o &kappname; efetua uma correspondência o mais ótima possível, baseando-se no nome do beneficiário e no montante da transação. No caso de uma correspondência ser inválida, uma transação correspondida poderá ser dissociada.

A interface de correspondência não lhe permitirá corresponder duas transações que tenham sido ambas importadas. Do mesmo modo, também não permitirá a correspondência de duas transações inseridas manualmente.

## Compreender o Estado 'Confirmada'

Uma transação poderá ter três estados: não-reconciliada (N), confirmada (C) e reconciliada (R). Quando inserir uma transação, ela possui o estado (N). Assim que o banco publicar a transação, o usuário poderá limpá-la e transformá-la no estado (C). Quando receber um extrato do banco, todas as transações confirmadas deverão constar no mesmo.

Compreender o estado de confirmação estado confirmado

Quando reconciliar ou consolidar a sua conta, você irá marcar de fato os extratos como confirmados e verificar que a diferença entre o saldo final e as transações confirmadas é igual ao saldo final do extrato. Quando é este o caso, você poderá 'terminar a reconciliação', que irá de fato mudar o estado de todas as transações em (C) para (R).

Se você tentar editar uma transação com pelo menos uma parcela em (R), você será avisado desse fato.

Está definido um quarto estado (congelado (F - Frozen)), mas não existe neste momento uma forma de atribuí-lo. Ele está reservado para uso futuro. Contudo, se uma transação tiver pelo menos uma parcela no estado congelado, ela não poderá ser mais editada.

## Mudar a Configuração da Transação

Isto é feito ao selecionar a opção Configurações Configurar o &kappname; no menu e selecionar o ícone Registro na lista à esquerda.

A maior parte das opções é realmente intuitiva. Para esclarecer melhor, algumas das opções são explicadas abaixo.

- Mostrar o formulário da transação (na página Visualização) - ative/desative para ocultar a área de inserção da transação, no fundo desta janela. As transações poderão ainda ser inseridas diretamente numa linha em branco, no fim da lista de transações, através de uma área compacta de inserção automática.

Estas imagens mostram como se parece a inserção direta da transação, em comparação com o formulário da transação.

O formulário de inserção das transações

O formulário da transação Formulário da transação

Transações inseridas diretamente

Transações inseridas diretamente Inserção direta

- Manter as alterações ao selecionar uma transação/parcela diferente - ao selecionar a linha seguinte, na lista de transações ou no editor de parcelas, as modificações são mantidas em vez do comportamento padrão, onde terá que assinalar a marcação em verde para salvar as alterações.

## Outras Funcionalidades

Estão disponíveis outras opções no menu de Opções da Transação, que pode ser acessado com o botão direito sobre uma transação na lista.

O submenu de opções da transação Opções da transação

As opções incluem o salto para a página do Beneficiário, a criação de um evento recorrente e a alteração da indicação de reconciliada ou confirmada.

Para editar a informação da conta nesta área, selecione Conta na barra do menu. Neste menu, você poderá alterar os detalhes da conta ou invocar o menu de Reconciliação, que lhe permite fazer a correspondência das transações face a um extrato oficial do banco ou a um aviso do cartão de crédito.