Mike
McBride
Natalie
Koning

     nat@switch.demon.nl

Vertaler

# Standaardbrieven (mailmerge)

&kword; heeft de mogelijkheid om gegevens van een externe (of interne) database te gebruiken om documenten voor individuele leden/klanten/vrienden een persoonlijker tintje te geven.

Dit hoofdstuk van het handboek behandelt alle aspecten binnen &kword; van het creëren, samenvoegen en afdrukken van documenten. Dit handboek geeft geen uitleg over:

- Het creëren van een externe database.

- Veiligheidsrisico's met betrekking tot databases.

- Het werken met SQL. Er wordt vanuit gegaan dat u enige kennis van het werken met SQL hebt als u een SQL-database als gegevensbron gebruikt.

- Toegang krijgen tot een netwerk of internet.

Informatie over deze onderwerpen kunt u in de documentatie van de software of op internet vinden.

U kunt voor de gegevens die met de standaardbrieven worden samengevoegd verschillende bronnen gebruiken:

- Een externe SQL-database. Klik hier voor aanwijzingen.

- Een &kspread;-bestand. Klik hier voor aanwijzingen.

- Het Adresboek van &kde;. Klik hier voor aanwijzingen.

- De interne database van &kword;. Klik hier voor aanwijzingen.

## Een externe SQL-database als gegevensbron gebruiken

&kword; kan een aantal van de meestgebruikte "open source" databases als gegevensbron gebruiken om persoonlijke gegevens met standaarddocumenten samen te voegen.

Om toegang te krijgen tot een externe SQL-database moet in de kopie van QT op uw computer de juiste database-module gecompileerd zijn.

Meer informatie kunt u vinden in het hoofdstuk over installatie.

De database kan zich ofwel op dezelfde computer als &kword; bevinden ofwel toegankelijk zijn via het computernetwerk of via het internet.

Om de database te gebruiken moet u over de volgende gegevens beschikken:

- De naam van de database

- De hostnaam of het IP-adres van de computer waar de database zich bevindt

- Het poortadres waarmee u toegang krijgt tot die computer

- Een geldige gebruikersnaam om de database te kunnen openen

- Een geldig wachtwoord dat bij de gebruikersnaam hoort

Als u over al deze informatie beschikt, kunt u verder met de volgende stappen.

De procedure om persoonlijke gegevens uit een externe database in standaardbrieven in te voegen bestaat uit drie stappen:

1. Een verbinding met de database maken en een query uitvoeren.

2. De gegevensvelden invoegen zodat &kword; weet op welke plaats de gegevens ingevoegd moeten worden.

3. De documenten afdrukken.

### Open de database en voer een query uit.

Kies Hulpmiddelen Standaardbrieven instellen... op de menubalk. Er verschijnt een dialoogvenster.

Klik op de knop Bestaande openen.... Er verschijnt een tweede dialoogvenster.

Kies QT-SQL-bron en klik op OK. Er verschijnt weer een nieuw dialoogvenster.

Vul bij Hostnaam:de &URL; of het IP-adress in van de computer waarop de database zich bevindt.

Kies QMYSQL3 uit de keuzelijst Stuurprogramma:.

Vul de naam van de database in bij Naam van database:, vul een gebruikersnaam in bij Gebruikersnaam:.

Vul bij Poort: het poortnummer in als u in plaats van de standaardpoort een andere poort gebruikt om toegang te krijgen tot de database.

Als u deze database vaker wilt gebruiken, kunt u op de knop Instellingen behouden... klikken. &kword; vraagt om een naam voor de instellingen.

Wanneer u een volgende keer deze instellingen wilt gebruiken kunt u deze naam kiezen in de keuzelijst linksboven.

Klik op OK als alles ingevuld is. &kword; vraagt om een wachtwoord voor de database. Typ het wachtwoord in en klik op OK.

&kword; vraagt nu of u de huidige gegevensbron wilt vervangen door de gegevensbron die u zojuist geselecteerd hebt. Klik op Ja.

U hebt nu toegang tot de database en u kunt nu de gegevens in de database selecteren. Dit dialoogvenster verschijn opnieuw.

Klik op Huidige bewerken.... Er verschijn weer een dialoogvenster.

In dit dialoogvenster kunt u de query invullen en controleren. Het dialoogvenster is in drieën verdeeld: Informatie over de database, informatie over de query en de query-invoerregel.

Het gedeelte Informatie bevat twee keuzelijsten. Onder Beschikbare tabellen staat een lijst van alle beschikbare tabellen in de huidige database. Selecteer de gewenste tabel door er met de &LMB; op te klikken. Een lijst van alle beschikbare velden in die tabel wordt in de keuzelijst ernaast getoond.

Het tekstvak Query onderin het dialoogvenster is de query-invoerregel. Typ hier de SQL-query en klik daarna op de knop Uitvoeren. &kword; zal in de database zoeken, het resultaat wordt in het vak Query-resultaat weergegeven. U kunt de query op de invoerregen wijzigen en bewerken en elke keer als u op de knop Uitvoeren klikt, wordt het nieuwe resultaat getoond.

&kword; stelt geen beperkingen in voor de query's. Deze kunnen eenvoudig en direct zijn:

`select * from Clients`

Of ingewikkeld en voor meer tabellen tegelijk:

`select Clients.FirstName, Clients.LastName, Clients.address, data.Birthday, data.EyeColour from eMail, data where data.FirstName=Clients.FirstName and data.LastName=Clients.LastName`

U kunt op Instellen klikken wanneer u een andere database wilt openen.

Wanneer de query het resultaat oplevert dat u zoekt, klikt u op OK om de query te gebruiken.

Het dialoogvenster wordt gesloten en het eerste dialoogvenster wordt weer zichtbaar.

Klik op Sluiten.

Nu de gegevens-query gemaakt is, kunnen de gegevensvelden in het document ingevoegd worden. Klik hier om verder te gaan.

## Een &kspread;-bestand als gegevensbron gebruiken

&kword; kan de gegevens in een &kspread;-bestand samenvoegen met standaardbrieven.

Om deze gegevens te kunnen gebruiken, hoeft u alleen de locatie van het &kspread;-bestand te weten en het nummer van het rekenblad (pagina) dat de gegevens bevat.

De procedure om persoonlijke gegevens uit een &kspread;-bestand in standaardbrieven in te voegen bestaat uit drie stappen:

1. Selecteer het bestand dat de gegevens bevat.

2. De gegevensvelden invoegen zodat &kword; weet op welke plaats de gegevens ingevoegd moeten worden.

3. De documenten afdrukken.

### Het bestand kiezen dat de gegevens bevat

Kies Hulpmiddelen Standaardbrieven instellen... op de menubalk. Er verschijnt een dialoogvenster.

Klik op de knop Bestaande openen.... Er verschijnt een tweede dialoogvenster.

Kies &kspread; ... in de keuzelijst Beschikbare bronnen en klik op OK. Er verschijnt een nieuw dialoogvenster.

Typ de &URL; of de bestandsnaam van het &kspread;-document in het tekstvak URL: of klik op de knop met de blauwe map en gebruik het dialoogvenster "Bestandselectie" om het &kspread;-bestand te vinden.

Wanneer u het &kspread;-document gekozens hebt, zal de keuzelijst Paginanummer: alle beschikbare pagina's of rekenbladen in het &kspread;-document tonen. Kies de pagina (of het rekenblad) dat de gegevens bevat.

Klik op OK. &kword; vraagt of u de huidige gegevensbron wilt vervangen. Klik op Ja.

Het eerste dialoogvenster wordt weer zichtbaar.

Klik op Sluiten.

Nu de gegevens-query gemaakt is, kunnen de gegevensvelden in het document ingevoegd worden. Klik hier om verder te gaan.

## Het Adresboek van &kde; als gegevensbron gebruiken

&kword; kan de gegevens in uw adresboek samenvoegen met standaardbrieven.

De procedure om persoonlijke gegevens uit het adresboek in standaardbrieven in te voegen bestaat uit drie stappen:

1. Selecteer de namen van de personen die in de standaardbrief ingevoegd moeten worden.

2. De gegevensvelden invoegen zodat &kword; weet op welke plaats de gegevens ingevoegd moeten worden.

3. De documenten afdrukken.

### De namen selecteren die ingevoegd moeten worden

Kies Hulpmiddelen Standaardbrieven instellen... op de menubalk. Er verschijnt een dialoogvenster.

Klik op de knop Bestaande openen.... Er verschijnt een tweede dialoogvenster.

Kies Adresboek ... in de keuzelijst Beschikbare bronnen en klik op OK. Er verschijnt een nieuw dialoogvenster.

Het dialoogvenster bevat twee keuzelijsten: Adresboek en Geselecteerde adressen. Om items met de standaardbrief samen te voegen moet u ze van het adresboek naar de keuzelijst Geselecteerde adressen verplaatsen.

Om een item toe te voegen selecteert u het item in de linkerlijst door er met de &LMB; op te klikken. Klik daarna op de knop Toevoegen.

Om een item te verwijderen selecteert u het item in de rechterlijst door er met de &LMB; op te klikken. Klik daarna op de knop Verwijderen.

U kunt items snel vinden door de eerste 2 of 3 letters van de naam in het tekstvak Filteren op: te typen.

U kunt alle adressen in het adresboek in een keer invoegen door op Adresboek... te klikken.

U kunt ook een distributielijst opslaan door op de knop Opslaan als distributielijst... te klikken. Meer informatie over distributielijsten kunt u in het handboek van het Adresboek van &kde; vinden.

Wanneer u alle adressen en distributielijsten geselecteerd hebt, klikt u op OK. &kword; zal vragen of u de huidige gegevensbron wilt vervangen. Klik op Ja om door te gaan.

Het eerste dialoogvenster wordt weer zichtbaar.

Klik op Sluiten.

Nu de gegevens-query gemaakt is, kunnen de gegevensvelden in het document ingevoegd worden. Klik hier om verder te gaan.

## De interne database gebruiken

wanneer u een klein aantal gegevens wilt samenvoegen, of wanneer de gegevens niet in een database staan, kunt u de gegevens direct in een tabel in &kword; invoeren. Deze interne gegevens kunnen op voorgedefinieerde plaatsen in het document worden ingevoegd.

De procedure om persoonlijke gegevens uit de interne database in standaardbrieven in te voegen bestaat uit drie stappen:

1. De gegevens invoeren in &kword;

2. De gegevensvelden invoegen zodat &kword; weet op welke plaats de gegevens ingevoegd moeten worden.

3. De documenten afdrukken.

Wanneer de gegevens gecreëeerd zijn, kunt u deze bewerken en voor andere documenten gebruiken.

### De gegevens invoeren

Kies Hulpmiddelen Standaardbrieven instellen... op de menubalk. Er verschijnt een dialoogvenster.

Klik op Nieuwe aanmaken.... Er verschijnt een nieuw dialoogvenster.

Dit dialoogvenster heeft één optie: Interne opslag. Klik op OK. Er verschijnt weer een dialoogvenster.

In dit venster kunt u de gegevenstabel creëren. De werkbalk bevindt zich aan de bovenkant, het grootste gedeelte van het venster biedt ruimte aan items en records.

#### De structuur van de gegevenstabel definiëren

Eerst moeten er een of meer items (gegevensvelden) toegevoegd worden. Klik op (Item toevoegen), de derde knop van rechts op de werkbalk. Er verschijnt een dialoogvenster. Typ een duidelijke naam voor het item (Naam, Adres, Te betalen, enz.) in het tekstvak.

Dit is de naam van het item, niet van de records die bij het item horen.

Klik op OK, het item wordt in de tabel toegevoegd.

Herhaal dit tot alle items in de tabel zijn toegevoegd.

Om een item te verwijderen klikt u er met de &LMB; op. Daarna klikt u op (Item verwijderen).

controleer of u het juiste item geselecteerd hebt. &kword; zal het item en alle records erin direct verwijderen. U kunt de gegevens niet meer terughalen.

#### De gegevens in te tabel invoeren

Als de items gedefinieerd zijn kunt u er records aan toevoegen.

Bovenin het dialoogvenster is een teller met aan weerskanten twee knoppen. De teller toont het huidige recordnummer. De records worden genummerd in dezelfde volgorde als ze ingevoerd werden. U kunt door de records bladeren met behulp van de knoppen of de schuifpijlen.

Knop | Actie
--- | ---
| Ga naar eerste record
| Ga naar vorige record
| Ga naar volgende record
| Ga naar laatste record

Om de records in te voeren plaatst u de tekstcursor in het vak rechts van het item. &kword; gebruikt Geen waarde voor alle nieuwe records. Typ hier de gegevens.

Om een record toe te voegen klikt u op .

Om een record te verwijderen klikt u op .

Records die verwijderd zijn, kunnen niet meer teruggehaald worden.

Voeg alle benodigde records toe aan de gegevenstabel.

Als de gegevenstabel compleet is, klikt u op OK. De gegevenstabel wordt opgeslagen en het eerste dialoogvenster wordt weer zichtbaar.

Klik op de knop Sluiten. Nu kunnen de gegevensvelden in het document ingevoegd worden.

### De gegevensvelden in het document invoegen

&kword; weet nu welke items er in de gegevensbron aanwezig zijn en u kunt nu de gegevensvelden in het document invoegen.

Een gegevensveld is een plaatshouder in het document. Deze plaatshouder wordt in elk document (bijvoorbeeld in elke brief) vervangen door de waarde die voor elk record bij de items is ingevuld.

#### Een gegevensveld invoegen

Om een gegevensveld in te voegen plaatst u de tekstcursor op de gewenste plaats in het document en kiest u Invoegen Variabele Standaardbrief... op de menubalk. Er verschijnt een lijst met beschikbare items. Selecteer het gewenste item en klik op OK.

Het gegevensveld wordt ingevoegd op de cursorpositie. Het gegevensveld is ingesloten in punthaken.

Voeg op dezelfde manier de overige gegevensvelden in. Als alle gegevensvelden ingevoegd zijn kan het document afgedrukt worden.

#### Een gegevensveld verwijderen

U kunt een gegevensveld op twee manieren verwijderen:

- Plaats de tekstcursor achter het veld en druk op de &Backspace;-toets.

- Plaats de tekstcursor vóór het veld en druk op de Delete-toets.

### Een afdrukvoorbeeld bekijken en het document afdrukken

Als alle gegevensvelden zijn ingevoegd kunt u een afdrukvoorbeeld bekijken en de documenten afdrukken.

#### Een afdrukvoorbeeld bekijken

Om het afdrukvoorbeeld te bekijken kiest u Hulpmiddelen Standaardbrieven instellen... op de menubalk. Er verschijnt een dialoogvenster.

Klik op Afdrukvoorbeeld.... In het afdrukvoorbeeld kunt u zien hoe de uiteindelijke afgedrukte documenten eruit zullen zien.

#### De standaardbrieven afdrukken

Standaardbrieven worden op dezelfde manier afgedrukt als alle andere documenten. Meer informatie over afdrukken kunt u vinden bijEen document afdrukken.